خصائص الرسائل الإدارية المضمنة نظرًا لأن الكثير من نجاح النظام يعتمد على جودة المعلومات المتبادلة بين وكالات المستخدمين، فقد تم تطوير إرشادات تحدد الرسائل الإدارية “المناسبة” وتتبع عند تسليم أي نوع من الرسائل الإدارية.
ويجب أن يكون الخطاب الإداري بشكل عام لأنه خطاب رسمي تابع موقع محمود حسونة للتعرف على خصائص الخطاب الإداري المرفق.
رسالة إدارية
الخطاب الإداري، أو كما يطلق عليه أيضًا خطاب رسمي، هو اتصال مكتوب بين شخصين.
قد يكونوا معروفين أو غير معروفين، لكن على أي حال لديهم علاقة بعيدة ومحترمة تجبرهم على الحفاظ على لغة رسمية.
يُطلق على الشخص الذي يكتب الرسالة اسم المرسل أو المرسل، ويُطلق على الشخص الذي تكتب إليه الرسالة اسم المتلقي، وهو مستلم الرسالة.
غالبًا ما تُستخدم الرسائل الإدارية للتواصل بين الشركات والمنظمات رفيعة المستوى والوكالات الحكومية، من بين آخرين.
انظر أيضاً: معلومات عن المكتبة الرقمية لجامعة الملك عبد العزيز
استخدم الرسالة الإدارية
الرسالة الإدارية هي رسالة حرة الشكل تتيح لمستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) التواصل مع بعضهم البعض.
يمكن استخدام هذا النوع من الرسائل لطلب المعلومات أو المساعدة أو الرد على الطلبات الواردة من الوكالات الأخرى.
تُستخدم الرسائل الإدارية أيضًا لنقل أي نوع من معلومات العدالة الجنائية الرسمية تقريبًا، والتي لا علاقة لها بنوع معين من الرسائل.
يمكن أيضًا استخدام خطاب إداري لطلب خطاب، على مستوى الولاية أو الإقليم أو كل نقطة.
يسمح البث الإقليمي للوكالة بإرسال رسالة إدارية إلى منطقة أو مناطق.
تقرر كل حالة داخل المنطقة (المناطق) القابلة للعنونة ما إذا كانت ستبث الرسالة أم لا، على مستوى الحالة.
خصائص الرسائل الإدارية
يمكنك اتباع الخصائص أدناه لكتابة خطاب إدارة مناسب، وتشمل هذه الخصائص:
لغة رسمية
- تتطلب اللغة الرسمية الاستخدام الصحيح للمفردات والقواعد النحوية والإملائية السليمة، ويجب أن تكون الصفقة بعيدة ومهذبة.
- انتباه المرسل إلى المتلقي لك ؛ لا تمزق أبدًا، بغض النظر عن عمر المستلم أو رتبته، أو ما إذا كان المرسل يعرف ذلك أم لا.
- وبينما يجب أن تكون اللغة محترمة، فإن هذا لا يعني رفض اللطف.
نية ملموسة
- لا تتم كتابة أي رسالة إدارية بدون غرض وغرض محددين، ويهدف هذا النوع من الرسائل إلى إعلام المستلم بشيء ما أو لطلب المعلومات التي يحتاجها المرسل.
- على أي حال، يتم البحث عن المتلقي بشكل إيجابي وإيجابي على استعداد لمواصلة تدفق الاتصالات، حتى تتحقق أهداف المرسل.
- يجب أن تكون المعلومات المقدمة واضحة وكاملة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادة ما تكون الرسالة الإدارية قصيرة ومحددة وموجهة نحو الهدف مباشرة، تتبع التحيات المناسبة وقواعد الآداب.
- كما هو الحال غالبًا في المؤسسات أو الشركات أو الحكومات، أو بين شخصين غير مرتبطين ارتباطًا وثيقًا، ليس من المنطقي السير على الفروع أو الابتعاد أو شرح الموضوعات غير المهمة.
- بهذه الطريقة، يجب ألا تتجاوز الرسائل الإدارية صفحتين.
انظر أيضًا: استمارات تقديم الشكوى وصيغة الخطاب الموجهة إلى مكتب العمل ضد منشأة
تعامل وحيي
- يجب أن تكون المعاملة رسمية، ويجب أن تتضمن منصب أو مهنة أو رتبة المستلم، على سبيل المثال: رئيس، طبيب، أستاذ، إلخ، يتبع العنوان أو لا يتبعه، ويجب تجنب الاسم الأول أو ألقاب التحية.
- عندما يتزوج المستلم، سيتم معاملته على أنه سيد وسيدة، حيث يُعتبر النواب وأعضاء مجلس الشيوخ “شرفاء” في بعض البلدان، وقد يكونون في بلدان أخرى “سادة”.
- الأمر نفسه ينطبق على المناصب الحكومية الأخرى أو الألقاب الفخرية، ولهذا السبب من المهم معرفة البروتوكول في كل بلد.
- إذا كان مستلم معين غير معروف، فيمكن استخدام الصيغ غير الشخصية، مثل “لمن يهمه الأمر” أو ببساطة “سيدي العزيز” أو “السيدة العزيزة”.
- من أجل التحية، من الضروري إضافة بعض قواعد الآداب، مثل “عزيزي”، “شريفة”، إلخ.
الجسم
- يجب أن تبدأ محتويات الرسالة أيضًا بقاعدة آداب مثل: “في الوقت الحاضر …”، “أنا أتحدث إليكم …”، “أتحدث إليكم باحترام بمناسبة .. . “،” خدمة الهدية ل … “.
- أو بعض البروتوكولات الصغيرة مثل “أولاً وقبل كل شيء، تلقي تحية ودية …”.
- يجب أن تحتوي الرسالة على فقرات قصيرة ومنظمة بشكل جيد، ويجب أن تكون الرسالة دقيقة ومحددة ولا لبس فيها.
- إذا كان طلبًا، فيجب تقديمه مباشرة ؛ إذا كانت رسالة إعلامية، فيجب أن تكون مباشرة في صلب الموضوع.
- تذكر دائمًا أن المتلقي هو شخص مشغول، ولا يريد إضاعة الوقت في محادثات غير ضرورية أو يصعب فهمها.
وداعا
- يجب أن يضيف الوداع إلى الفكرة المركزية للرسالة، ويقوي الهدف، ويقوي الإجراء الذي يتوقعه المرسل من المتلقي (“أنا في انتظار إجابتك”، “أتمنى أن تكون المعلومات مفيدة”، إلخ. .).
- أكثر أنواع إغلاق الرسائل الإدارية شيوعًا هي: “مع خالص التقدير” أو “مع خالص التقدير”، تُفضل هذه الأشكال على الأشكال العامية مثل “التحيات الودية” و “التحيات” و “العناق” وما إلى ذلك.
- بعد ذلك، يجب عليك وضع التوقيع المطبوع (الاسم الأول والأخير مطبوع)، والأحرف الأولى من اسم المرسل.
- كما يجب أن يتضمن أيضًا منصب أو رتبة المرسل، أي “طبيب”، “مهندس”، “أستاذ” متبوعًا باسمه الأول والأخير.
- وفي سطر منفصل، كان العنوان: “رئيس لجنة التقييم”، “سفير الجمهورية …”، “الأمين العام”، إلخ.
بيانات أخرى
- في الجزء السفلي من الخطاب وبعد التوقيع عليه، إذا لزم الأمر، يمكن تضمين شرح الملاحق أو أسماء الأشخاص الذين سيحصلون على نسخة من الرسالة.
التغليف
- يجب إرسال أي مراسلات رسمية داخل الظرف، حتى لو كان المرسل والمتلقي داخل نفس المبنى (على سبيل المثال، الاتصال بين الإدارات في نفس المؤسسة).
- يجب أن يكون حجم الظرف وفقًا لما يحتويه، وليس كبيرًا جدًا، ويجب طي الحرف قدر الإمكان (2-4 مرات على الأكثر).
- لأنه من الأفضل ألا تحتوي على ورق تقريبًا أكثر من الطيات المتعددة.
- يتم دائمًا وضع اسم المستلم وبياناته في مقدمة الظرف ووسطه، ويمكن أن يكون اسم المرسل وبياناته على ظهر الظرف وأمامه أو على الجانب الأمامي والعلوي والأيسر من الظرف.
- غالبًا ما يكون الربع الأيمن العلوي للجزء الأمامي من المغلف محجوزًا للطوابع أو الطوابع.
- يجب أن يكون مغلقًا جيدًا ولكن قويًا لضمان حرمة محتوياته وبعض حالات البروتوكول الأنيقة.
الإجابات
- يجب أن يكون لكل خطاب إداري رد، ويجب أن يكون سريعًا وموجزًا ، مع الاحتفاظ بنفس المخطط التفصيلي للرسالة الإدارية المستلمة.
- الخطاب الإداري بدون إجابة هو عمل غير محترم ووقح من جانب المتلقي، والذي يمكن أن يكون له تأثير معاكس تمامًا للهدف المنشود في الأصل.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة نموذج شكوى ضد شخص ما
بعد عرض خصائص الرسالة الإدارية المرفقة، نأمل أن يكون المحتوى مفيدًا وسهل الفهم، ولا يزال بإمكانك متابعة ما بداخله، لكتابة رسالة إدارية مختلفة ومناسبة، بما يتناسب مع الطرف المستهدف. .