محضر الاجتماع

تعتبر معرفة كيفية كتابة محاضر الاجتماع من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها الموظف الذي يرغب في التميز والعمل بكفاءة عالية. حيث أن أي عمل أو وظيفة لا تخلو من عقد اجتماعات دورية، حيث يجب أن يكون هناك تسجيل لأهم الملاحظات والنقاط التي تمت مناقشتها أو الاتفاق عليها، بالإضافة إلى متابعة تنفيذ المهام والواجبات المنوطة بها. موظف، لذلك قررنا أن نقدم لكم في هذا المقال كيفية كتابة محضر الاجتماع.

خطوات لكتابة محضر الاجتماع

• استعد للاجتماع بإحضار قلم ومفكرة، بحيث تكون المفكرة أو الورقة بحجم (A4)، بحيث يمكن تدوين أكبر عدد ممكن من الملاحظات، أو يفضل إحضار جدول أعمال مخصص لمحضر الاجتماع، أو يمكن استخدام الكمبيوتر إذا كان كاتب التسجيلات يجيد الطباعة.
• يجب الإشارة إلى تاريخ ووقت الاجتماع. بحيث يتم ذلك باليوم والتاريخ والساعة والمكان.
• تسجيل الحضور في الاجتماع عن طريق تدوين اسماء الحاضرين في الاجتماع اما اذا كان العدد كبيرا فيمكن عمل ورقة وتوزيعها على الحاضرين لكتابة اسمائهم واي معلومات اخرى.
• قراءة جدول أعمال الاجتماع ؛ حيث يحتوي جدول الأعمال على الموضوعات التي سيتم مناقشتها في الاجتماع ويفتح المجال أمام التعديل من قبل الحاضرين من حيث الحذف أو الإضافة أو غير ذلك.
• الاحتفاظ بمحضر الاجتماع السابق ؛ حيث يجب إحضارها قد يُطلب قراءتها على الجمهور لمعرفة آخر المستجدات ومتابعة ما تم الاتفاق عليه مسبقًا، ويفضل أن تكون هناك عدة نسخ منه لتوزيعها على الحضور.
• الإيجاز عند التدوين ليس من الضروري كتابة كل التفاصيل، من خلال تدوين النقاط الرئيسية والقرارات المتخذة أو ما تم التوصل إليه.
• قم بتضمين جميع الملاحظات والتقارير الخاصة بمحضر الاجتماع، أي ضع أي تقارير تمت مناقشتها في الاجتماع مع محضر الاجتماع.
• التركيز على أي مهام يتم تكليفها، وذلك بكتابة أي تكليف أو مهمة والشخص المكلف بها، بالإضافة إلى متابعة التزام الأشخاص المكلفين بالمهام في الاجتماع السابق.
• تقنين آلية صنع القرار ؛ بما أن بعض الاجتماعات يتم التصويت عليها على نقاط الخلاف، فمن الضروري تدوين عدد الأصوات السلبية وعدد أصوات الموافقة، بالإضافة إلى القرار النهائي.
• أكمل أي معلومات مفقودة مباشرة بعد الاجتماع، من خلال الرجوع إلى أصحاب المصلحة.
• اكتب تاريخ انتهاء الاجتماع وتأكد من الحصول على جميع المستندات والأوراق المهمة مثل أوراق الحضور والملاحظات والتقارير.
• بادر بكتابة النسخة النهائية من محضر الاجتماع دون تأخير حتى يكون هناك سهولة في استرجاع المعلومات المهمة، وتوزيع المحاضر على الأشخاص الذين تم تكليفهم بمهام معينة ومتابعتها.