يُطلق على التخطيط الإداري النشاط الأول والأكثر أهمية في عملية إدارة أي منظمة، لأنه يبدأ بتحديد الأهداف وتحديد الأولويات واستخدام الموارد المتاحة.
لتحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق نتائج إيجابية في العملية الإدارية، فإن عملية التخطيط هي عملية مشتركة تتطلب التعاون والدعم لتحقيق المصالح المشتركة.
في هذه العملية، يجب تحديد الأنشطة التي سيتم تنفيذها، ويجب فهم مرحلة التنفيذ بدقة، وإذا كان هناك أي طارئ، فسوف نتابع بكل التفاصيل في مقالتنا المميزة بانتظام.
أهمية التخطيط الإداري
- تساعد خطة الإدارة على وضع خطة عمل واضحة وفق معايير واضحة لتحقيق أهداف المنظمة بطريقة سريعة ومنظمة.
- وبالتالي إدارة طاقة المديرين والموظفين لإكمال العمل ضمن الخطة المقترحة، والتخطيط يساعد على إيجاد حلول بديلة.
- إذا كان هناك أي طارئ في المستقبل (مما قد يعيق سير العمل).
- وبالتالي زيادة ثقة المديرين وثقتهم في مواصلة عملهم.
- تجعل عملية التخطيط جميع الأشياء والأهداف واضحة لا لبس فيها، مما يساعد في تحقيق الأهداف.
- دون إهدار أو إهدار أي قوى بشرية أو موارد مادية.
- كما يوفر للموظفين والعاملين فرصًا للابتكار والإبداع في العمل.
اقرأ أيضًا: ما هي ريادة الأعمال الاجتماعية؟
خطوات تخطيط الإدارة
يتكون التخطيط الإداري من عدة خطوات، منها ما يلي:
حدد الأهداف
- يتطلب التخطيط تحديد الأهداف والغايات المراد تحقيقها، لأنه يجعل تدفق العمل وتنفيذ الخطة أكثر منطقية.
- كما أنه يساعد في توجيه العمل والطاقة بشكل فعال، مع التركيز على النتيجة النهائية المراد تحقيقها.
- يحدد مقدار القوى العاملة والأجور المعروضة والوحدات المنتجة وما إلى ذلك.
إنشاء مناطق التخطيط:
- المواقع المخططة هي رؤية لمستقبل الأحداث الكبرى، فهي أساس خطة الإدارة.
- حسنًا، يعرف الناس بالفعل عن خطة الإدارة.
- كما أنهم يتجنبون عقبات العملية والمشاكل التي قد يواجهونها.
اقترح مسار عمل بديل:
- من الضروري إيجاد وتقييم إجراءات بديلة في عملية العمل، بناءً على الموارد المتاحة والأهداف المرجوة.
- كما أنه يحدد نتائجها الإيجابية والسلبية.
- وفقط بعد فحص مزاياها وعيوبها والنتائج المتوقعة يمكن اتخاذ قرار بشأن البدائل.
ضع خطط ثانوية:
- إنها خطط فرعية تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
- كما أنها مصممة لدعم وتسهيل تحقيق الخطة الأساسية.
- تعرض هذه الخطط جدولًا زمنيًا لإكمال المهام المختلفة.
خلق بيئة تعاونية:
- من خلال إشراك الأعضاء في عملية صنع القرار لتنمية الثقة بينهم.
- وبالتالي خلق بيئة تعاونية.
- لأنه يؤثر على الموظفين ويزيد من اهتمامهم بتنفيذ الخطة.
رصد وتقييم:
- بعد تنفيذ الخطة، سيتم إجراء المتابعة والتقييم.
- بناءً على المعلومات الواردة وآراء الموظفين المعنيين.
- للإدارة لتصحيح الخطة وحلها.
خصائص التخطيط الإداري
التخطيط الإداري له الخصائص التالية:
- التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة: عملية التخطيط هي الأساس للإدارة الناجحة.
- لأنه يعتبر مؤشرا على كفاءة الإدارة في فترة زمنية معينة.
- التخطيط عملية فكرية: التخطيط هو الدعم الفكري والمنطقي لجميع عمليات الإدارة الأخرى.
- لأن تخطيط العمليات الإدارية يتطلب مهارة وذكاء قوي.
- التخطيط هو عملية مستمرة: عندما يتم وضع خطة، يجب وضع خطة أخرى بعد الخطة ويجب تنفيذ الخطة.
- يجب وضع خطة طوارئ عند حدوث حالة طوارئ في المنظمة.
- هذا يجعل تقدم العمل دون عوائق، حتى تتمكن المنظمة من التعامل مع جميع التغييرات الممكنة في المشكلة.
- يعد التخطيط أيضًا عملية كبيرة: التخطيط ليس فقط وظيفة من وظائف الإدارة العليا، ولكنه وظيفة لجميع مستويات إدارة الشركة.
- حيث يتم عمل خطة لكل فترة إدارية وتتفق مع المهام الموكلة إليها.
- مما يساعد على تلبية المتطلبات بشكل متكامل لإتمام العمل.
- التخطيط عملية مرنة: يجب أن تتكيف عملية التخطيط مع التغييرات وحالات الطوارئ، وتستند الخطط الأخرى إلى التغييرات الحالية.
- تحتاج المنظمة أحيانًا إلى تغيير مسار العمل وجميع الخطط.
- أيضًا، التخطيط هو عملية تعتمد على التنبؤ بالمستقبل: يجب أن يكون لدى المنظمة رؤية وتوقعات واضحة للمستقبل.
- لذلك من الضروري تطوير خطة عمل تتوافق مع هذه التوقعات.
أنواع التخطيط الإداري
لتحديد المهام المراد تخطيطها، تتوفر عدة أنواع من الخطط، وهي كالتالي:
- التخطيط التشغيلي: يصف هذا النوع من التخطيط الإدارة اليومية للشركة والأحداث اليومية التي تتعرض لها.
- يمكن أن تكون لمرة واحدة مثل حملة تسويقية.
- هذا هو التخطيط الاستراتيجي: نوع من التخطيط الإداري الذي يصف سبب حدوث الأشياء من خلال نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله.
- هذا يؤدي إلى قرارات طويلة الأجل.
- التخطيط للطوارئ: هذا هو نوع التخطيط الذي يصف تطوير خطط الطوارئ عند حدوث مواقف غير متوقعة.
- التي تتطلب تغييرات سريعة لمواكبة تدفق العمل المستمر.
- وأيضًا التخطيط التكتيكي: هذا النوع من التخطيط يدور حول الوضع المستقبلي.
- لأن هذا النوع يدعم التخطيط الاستراتيجي ويحقق المحتوى الذي يحدده.
أسباب استخدام المديرين للتخطيط الإداري
يستخدم المسؤولون التخطيط الإداري لعدة أسباب، بما في ذلك:
- قم بتوجيه جميع المواد المتاحة لتحقيق الأهداف المشتركة، وعندما لا تكون هناك خطط وأهداف واضحة.
- إنه يعمل بطريقة عشوائية وغير منظمة، بعيدًا عن المستقبل.
- التغلب على أزمة الموارد هو التحدي الرئيسي للمنظمة ؛ أي زيادة الإنتاج باستخدام موارد بشرية ومادية ومالية محدودة.
- من خلال جمع التنبؤات والتنبؤات والتغيرات المحتملة وكيفية التعامل معها.
- نحن نمر بفترة من عدم اليقين الجزئي والكامل للموارد الاقتصادية.
قد تكون مهتمًا بـ: ما هي إدارة الأعمال التطبيقية؟
شروط التخطيط الإداري الناجح
- توضيح الأهداف وجعل الهدف واضحًا وصحيحًا، وكذلك إعداد النتائج المتوقعة والجدول الزمني بدقة.
- التزام جميع منفذي المنظمة ونفس المخطط طوال عملية التخطيط.
- دقة المعلومات والإحصاءات التي تعكس الواقع المتاح.
- لأن الفشل في تحقيق الهدف المنشود مرتبط بتنبؤات عشوائية مبنية على حقائق ذاتية.
- يوفر الواقعية بحيث يمكن تحقيق الأهداف بطريقة تتفق مع البيانات الحالية في حدود الإمكانات المتاحة.
- انتبه إلى كفاءة الهيئات الإدارية التي يمكن أن تكون عالية، لذلك من الضروري الاهتمام بالأشياء البشرية.
- وهو أساس الإعداد العلمي والفني في عملية تنفيذ الخطة.
- البدائل والأولويات يجب تحديد الأولويات واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الخطة.
- مما يعني نجاحها.
- البساطة: هذا لتسهيل فهم وفهم كل من ينفذ عملية التخطيط.
فوائد التخطيط الإداري
- هذا سوف يساعد في تحقيق الهدف المنشود.
- كما أنه يساعد في دعم التنسيق بين جميع أنواع المؤسسات.
- المشاركة في دعم نمو وتطوير المهارات الإدارية.
- هذا يساعد في تحقيق أفضل استثمار في الموارد البشرية والمادية.
- يدعم التخطيط الإدارة في التكيف مع عوامل محددة في البيئة الخارجية.
- مثل تطور التكنولوجيا وطبيعة السوق.
معوقات التخطيط الإداري
- بدون مرونة في الخطط.
- الالتزام غير الكافي بعملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على تنبؤات دقيقة حول المتغيرات البيئية في الأنشطة التنظيمية.
- زيادة تكلفة عملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على معلومات موثوقة وكافية لعملية التخطيط.
- يقاوم بعض الأفراد والقادة التنفيذيين في المنظمة أحيانًا عملية التخطيط.
- لأنها عملية تهدف إلى التغيير والابتكار والتطوير.
أنظر أيضا: أقسام إدارة الأعمال، جامعة القاهرة
لقد قدمنا لك بعض المعلومات المهمة حول مبادئ تخطيط إدارة الأعمال من خلال موقع محمود حسونة، فأنت جيد.