كيف يكتب التقرير وأنواعه؟ التقرير منهج علمي يقدم خلاصة تتضمن جميع الحقائق والمعطيات للأدلة الحقيقية.
لكنه لا يستند إلى رأي الكاتب في موضوع التقرير، وتعتمد كتابته على المعلومات اللازمة المتعلقة بنوع التقرير مع تقديم المعلومات.
بطريقة واضحة وبسيطة، وفي هذا المقال سنذكرك بكيفية كتابة التقرير وأنواعه.
كيفية كتابة التقرير وأنواعه
يعد اتباع الإجراء المنظم عند الكتابة أحد الإرشادات العامة المهمة التي يجب معرفتها عند كتابة التقرير. في السطور التالية، نقدم لك العديد من التوجيهات والتعليمات التي تسهل عملية الكتابة، وإليك التفاصيل:
- يجب جمع المعلومات الهامة وأهداف التقرير.
- لمنح القارئ رؤية موحدة للتقرير، يجب أن يكون النص خاليًا من الأخطاء النحوية.
- التقرير بسيط وواسع المعرفة في جميع جوانب الموضوع.
- يجب حفظ المحضر في ملف ذي طبيعة جيدة للحفاظ على الأوراق في حالة تلفها.
- يجب تضمين جميع المراجع والمصادر للتقرير، بالإضافة إلى تخصيصها.
- فهرس لمعالجة الموضوعات الرئيسية الرئيسية التي يغطيها التقرير.
تعتمد طريقة كتابة التقرير على العناصر الرئيسية للتقرير وهي:
مقدمة
وهي من العناصر المهمة لكتابة التقرير وتحتوي على مقدمة للموضوع وتفاصيله.
بالإضافة إلى الأهداف التي يجب شرحها بالتوازي للحصول على الصورة المصغرة للتقرير.
الموضوع
هذا هو أحد عناصر كتابة التقرير لأنه يحتوي على جميع الحقائق والمعلومات التي تم جمعها فيه، وجميع المعلومات مكتوبة بطريقة متسقة ومنظمة.
النهاية
يعتبر العنصر الأخير في كتابة التقرير وله دور إعطاء القارئ نظرة عامة موجزة.
إلى موضوع التقرير، مع ضرورة تأكيد جميع النتائج المكتوبة في التقرير.
كتابة المسودة
هذه هي النسخة الأولية لكتابة التقرير، وتتميز بالتغيير والتنسيق، لذلك يجب اتباع جميع التعليمات المطلوبة من الهيئة.
من المقرر إرسال التقرير إليه، مثل الهوامش وحجم الخط وجدول المحتويات وصفحة العنوان.
لذلك من الضروري أن تكون المناقشة المبسطة لما ورد في التقرير من مقدمة وأهداف واستنتاجات.
الأفضل مناقشة جميع الأدلة وشرح المعلومات الواردة في التقرير.
أبلغ عن المراجعة
تحتوي هذه الخطوة على مراجعة لجميع خطوات كتابة التقرير، ونذكرك بعدة نصائح لمراجعة التقرير بنجاح، وهي:
- يجب فحص الأخطاء الإملائية.
- اقرأ كل الجمل من البداية إلى النهاية.
- اتبع جميع المتطلبات لما هو مكتوب في التقرير.
- يستعين الكاتب بمراجع خارجي للتأكد من دقة المراجع.
راجع أيضًا: كيفية كتابة تقرير مفصل
أنواع التقارير
تعتبر كتابة التقارير من الأمور المهمة لتوفير المعلومات. بدلاً من ذلك، تختلف التقارير عن بعضها البعض ولها أغراض كتابة مختلفة. إذن، هناك خمسة أنواع رئيسية من التقارير، وهي:
تقارير غير رسمية
لذلك، هناك نوعان رئيسيان من التقارير غير الرسمية، وهما قصير وطويل، ولكل منهما المكونات الرئيسية:
- المقدمة (تحتوي المقدمة على العنوان والغرض من التقرير والنقاط الرئيسية للتقرير).
- مناقشة (تحتوي على جميع أقسام المناقشة حول التفسيرات والنتائج).
- الخلاصة (نتائج التقرير، وهي تتبع الغرض الرئيسي من التقرير).
- ومع ذلك، تحتوي التقارير الطويلة على العديد من عناصر التنسيق الإضافية، مثل الرسوم البيانية والعناوين الفرعية والرموز النقطية والجداول.
الإخبارية
- وهي من الأنواع التي تشرح أسباب حدوث الأخبار، وتستخدم على نطاق واسع في وسائل الإعلام.
- يقدم التقرير الاخباري كافة المعلومات بشكل دقيق وكاف في كافة المجالات الاقتصادية والسياسية والاجتماعية.
تقرير البحث
- إنه نوع يركز على موضوع معين يتم استكشافه.
- تكمن الأهمية الخاصة للتقرير البحثي في أنه يختصر التقارير التي تتضمن نصوصًا طويلة.
- وكذلك النصوص الموجودة في فقرات مختصرة بحيث تكون شاملة لجميع المعلومات المتعلقة بالبحث.
تقرير الإدارة
- التقرير الإداري هو أحد أنواع التقارير التي تحتوي على جميع المعلومات.
- المتعلقة بمشكلات محددة بالإضافة إلى تقديم تحليل منطقي حول هذه المشكلات.
- ويقترح التقرير الإداري حلولاً لهذه المشكلات، لأن التقرير يوفر وثائق وصورًا بحيث يمكن توجيهها إلى الجهة المختصة.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير مسح الأراضي pdf
التقارير الرسمية
لذلك فهي تعتبر من الأمثلة الشهيرة للتقارير الرسمية، وهي الأطروحة العلمية، وتتضمن تعليمات واضحة عن كل ما ورد في الرسالة، وتحتوي على كل مما يلي:
- رسالة الخطاب أو المذكرة، بما في ذلك الملخص والنظرة العامة وكل ما يحتويه التقرير.
- الصفحة التي كتب فيها العنوان.
- ملخص تنفيذي.
- جداول بالمحتويات.
- مقدمة.
- موضوع التقرير.
- استنتاج.
- جدول المصدر.
- ملحقات.
التقارير الدورية
لذلك، تعد التقارير الدورية وسيلة لإيصال المعلومات إلى المديرين، وخاصة المعلومات المتعلقة بكل من: الإنجازات والقرارات المتخذة والأهداف التي تم تحقيقها.
- الاسم والمسمى الوظيفي الذي يوضح نوع التقرير وكذلك الفترة الزمنية المتعلقة به.
- تاريخ تقديمه، كاتب التقارير، مع مراعاة كتابة التقرير حسب كل مما يلي: النموذج المحدد والنموذج.
- الإنجازات في الوقت المناسب، مع إضافة جميع الأهداف والإنجازات المستقبلية المتوقعة.
يمكنك أيضًا مشاهدة: كيفية تسجيل إنجاز
تقارير الفحص والصيانة
هذا هو عدد تقارير الصيانة والتفتيش التي يتم إجراؤها للتحقق من العقارات والمباني سواء كانت هذه المباني سكنية أو تجارية. يتضمن هذا النوع من التقارير:
- ملخص تنفيذي.
- الموضوع.
- النتائج المتعلقة بالموضوع.
- ملحقات.
تقرير التطور
لذلك، يغطي هذا النوع من التقارير:
- رأس يحتوي على معلومات تعريفية للتقرير.
- عادة ما يتم كتابة الملخص التنفيذي علنًا ويتم تقديمه لكبار المديرين الذين لديهم وقت محدود.
- شرح لحالة العمل، بالإضافة إلى وصف لتفاصيل التقدم والإنجازات في فترة زمنية معينة.
- الملخص، وهو يحتوي على المعلومات الموجودة في شرح حالة العمل، ولكنه أصغر التفاصيل.
- موعد استحقاق التقرير التالي سواء كان أسبوعيًا أو شهريًا أو غير ذلك، مع مراعاة دقة البيانات.
أهمية التقرير
- التقارير هي وسيلة لنقل المعلومات وكذلك الاتصال.
- تعتمد كتابة التقارير على تحليل البيانات والبحث ومن ثم تقديمها كمعلومات.
- كما تغطي التقارير مجموعة واسعة من القضايا والموضوعات، ثم تعرضها بشكل واضح ودقيق.
- إنه ينطوي على ترتيب وتنظيم جيد للمعلومات، ويمكن للقارئ أن يفهم ويستخدم هذه المعلومات.
- يركز التقرير على ثلاث نقاط رئيسية: (مجال التركيز في كتابة التقارير، والغرض من الكتابة.
- نوع البيانات والمعلومات التي يرغب الكاتب في نقلها للقارئ، فتكون أنواع التقارير وطرق الكتابة كثيرة.
انظر أيضاً: ختام التقرير
ملامح كتابة التقرير
كتابة التقارير لها العديد من الخصائص التي يجب أخذها في الاعتبار عند إنشاء التقرير.
لذلك، من أجل إنشاء تقرير مفيد وفعلي، نقدم الخصائص المهمة التي يجب اتباعها خلال عملية الكتابة، وهي:
- يجب التركيز على جميع معلومات القيامة أثناء كتابة التقرير.
- يجب أن يكون الموضوع دقيقًا وغير مضلل.
- اكتب بشكل صحيح حتى لا يربك القارئ.
- كما يجب ذكر جميع المعلومات بشكل موجز وبسيط لا يستغرق شرحه وقتاً طويلاً حتى لا يضيع وقت القارئ.
في نهاية هذا المقال نشرح كيفية كتابة التقرير وأنواعه، والنقاط المهمة المدرجة في نوع التقرير، وكذلك نناقش خصائص كتابة التقارير، ونوضح أهمية التقرير.