تقرير الإدارة

تعد التقارير وسيلة مهمة للاتصال والتوثيق في إدارة العمل داخل أي منظمة. يجب الالتزام بالقواعد الأساسية والصحيحة لإعدادها، ويجب التخطيط لكل خطوة ومرحلة كتابية بحيث يتم إعدادها كما ينبغي وفي الوقت المناسب.

أنواع التقارير العامة

• من ناحية جودة التقرير: تقرير إخباري وتقرير تحليلي.
• من حيث درجة رسمية التقرير: تقرير رسمي وغير رسمي.
• من حيث الفترة الزمنية: التقارير الدورية وغير الدورية.

أنواع التقارير الإدارية

• تقارير مراقبة الأداء.
• تقارير الخطط المستقبلية.
• تقارير مالية.
• تقارير المبيعات.
• تقارير شؤون القوى العاملة وشؤون الموظفين.
• تقارير دورية عن نشاطات المؤسسة.

قواعد لكتابة التقارير الإدارية

• قم بمراجعة التقارير السابقة ومعرفة شكل ومحتويات التقارير التي تمت كتابتها في قسمك.
• ضع خطة بالمعلومات التي يجب تضمينها في الموضوع.
• تحديد الهدف من التقرير والتركيز على أهم المعلومات المطلوبة من التقرير.
• استخدم لغة بسيطة وسهلة لتسهيل الفهم والحصول على المعلومات.
• تطوير فهرس وعناوين للموضوع.
• عدم تضمين الكثير من التفاصيل غير الضرورية، مما يشتت انتباه الهدف الرئيسي للكتابة.
• ابتعد عن انحياز الأفكار وكن حيادياً في عرض آرائك وأفكارك.
• مراعاة السلاسة والتسلسل في عرض الأفكار والموضوعات في التقرير.
• اذكر مراجع ومصادر المعلومات التي استخدمت في إعداد التقرير.
• ضع نفسك مكان القارئ وحاول أن ترى التقرير من وجهة نظرهم.
• قدم المعلومات المألوفة أولاً، ثم الأمور الأكثر تعقيدًا لاحقًا.
• ضع في اعتبارك عدم تجاهل الأسماء والمناصب الإدارية.
• ابتعد عن التكلفة في الصياغة التي تضعف التقرير.
• تجنب التكرار سواء في المعلومات والأفكار أو بالكلمات والمفردات.
• استخدم النموذج النشط وتجنب استخدام النموذج غير المعروف.
• ادعم تقريرك بالحقائق فقط عند الحاجة.
• معرفة القارئ الذي يوجه إليه تقريرك واستخدام المصطلحات المناسبة لمستوى معرفة القارئ.
• اجعل معلوماتك دقيقة ومحددة وواضحة.
• استخدم الرسوم البيانية لتسهيل نقل المعلومات.
• أفضل تنسيق في شكل وفقرات الموضوع لجذب القارئ.
• انتبه لقواعد اللغة العربية.
• استخدم المقارنة والاستنتاج والتفكير المنطقي.

عبارات يجب تجنبها عند الإبلاغ

• عبارات الشك والريبة والاحتمال التي تجعل القارئ يشك في صحة المعلومات الواردة في التقرير، لذا تجنب استخدام الجمل التالية أو ما شابهها: أعتقد، أشك، في حالة حدوث ذلك.
• العبارات السلبية: قد تؤثر هذه العبارات سلبًا على تفكير الشخص، على سبيل المثال: لا يمكن إكمال المشروع في الوقت المحدد، ولا يمكن تحسين الإنتاج، وغير ذلك.
• عبارات جامحة مثل: لن تتحمل تكاليف النقل، وما إلى ذلك.