تلعب خصائص وأهداف الإدارة الإلكترونية والمعلومات الحديثة وتكنولوجيا الاتصالات دورًا مهمًا في العمل الإداري المعاصر.
لأنها من آليات الإدارة الحديثة التي يجب تغييرها لصالح العمل الإداري، وهي من الموارد الأساسية لهذه المؤسسات للتعامل مع البيئة العالمية والتنمية، الموصوفة بخصائص التغيير السريع.
والمنافسة الشرسة فهي من الأسلحة الاستراتيجية لقسم الإدارة والتي يمكنها التغلب على صعوبات البيروقراطية.
خصائص الإدارة الإلكترونية والغرض منها
ما هي الحوكمة الإلكترونية؟
- للحوكمة الإلكترونية العديد من التعريفات والمعايير التي تستخدم لوصفها وشرح معناها.
- إنها منظمة حوكمة الشركات، لكن لا توجد مستندات ورقية، لكن المستندات الورقية ومحتوياتها يمكن أن تكون كثيفة.
- ولكن يتم تخزينها في أرشيفات إلكترونية مخزنة في شكل بيانات فنية وتوزيعها إلكترونيًا من خلال البريد والكتيبات.
- والمذكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية وأنظمة المتابعة والآليات الحديثة.
- تتميز الإدارة الإلكترونية بالتوافر الشامل ولا تتطلب منطقة معينة.
- تعتمد الحوكمة الإلكترونية بشكل أساسي على الهواتف المحمولة ووسائل الاتصال الحديثة.
- في تعريف الإدارة الإلكترونية، فهي منظمة إدارية خالدة ولا تعتمد على تاريخ ووقت محددين.
- لأن الشخص المسؤول عن الإدارة يمكنه تتبع مهام عمله في المنزل، بحيث يمكن لأي منظمة أن تكون 7 أيام في الأسبوع.
- تعمل 24 ساعة في اليوم وهي إدارة مستمرة، وقد حسنت التكنولوجيا بشكل كبير من تطوير هذه الأقسام.
- لا تخضع الإدارة الإلكترونية للمعايير والضوابط واللوائح الصارمة، أو التقيد بالمواعيد أو نقص الموارد مثل الإدارة التقليدية.
- يحتاج المدير الإلكتروني فقط إلى جهاز كمبيوتر وهاتف محمول وإنترنت، ويبدأ في المتابعة.
- وتقييم وإدارة ومراقبة الوكالات العاملة والكيانات التابعة لها.
- تمثل النقاط المذكورة أعلاه معنى الحكومة الإلكترونية، لذلك إذا قمنا بتجميعها معًا، فسوف توصلنا إلى المعنى العام للحوكمة الإلكترونية.
اقرأ أيضًا: ما هي عناصر الإدارة الإلكترونية؟
أهداف الحوكمة الإلكترونية
- الهدف الأول هو توفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب، وتطوير نظام إدارة.
- تطبيق مبدأ المساواة على جميع الأفراد الذين يحصلون على الخدمات.
- رفع مستوى المشاركة وتحقيق استثمار أفضل للموارد وتحسين النظم الإدارية وترسيخ مبدأ الشفافية.
- والأهم المساءلة والمسؤولية، لأن الإدارة الإلكترونية تسهل مراجعة جميع الأساليب وإيجاد عيوبها.
- سيؤدي ذلك إلى تحسين دور السلطة الحاكمة والسماح بتصحيح الأخطاء بشكل أسرع، وإزالة الأعمال الورقية.
- وتقديم الخدمات للمقيمين في المملكة وخارجها دون الحاجة لإدارة الدوائر الحكومية.
- يمكن استخدام المال والطاقة والوقت على النحو الأمثل، ويمكن تحسين كفاءة ومستوى العاملين في مختلف الإدارات الإدارية.
قد تكون مهتمًا بـ: تعريف الإدارة وعناصرها
ميزات الإدارة الإلكترونية
- يهتم قسم الإدارة الإلكترونية بالإدارة الفنية للملفات وإدارتها وتعديلها، وهو أمر أسهل بكثير من تجاهل الملفات أو تخزينها.
- من خصائص الإدارة الإلكترونية أنها تستطيع إظهار أي محتوى بطريقة صوتية أو مرئية أوضح دون اللجوء إلى القراءة المملة.
- في الإدارة التقليدية، يتم تجاهل الملفات غير الملائمة والكتابة عليها.
- أثناء وجوده في الإدارة الحديثة، لا تكون الملفات قابلة للتلف بشكل عام، ويمكن حفظها ونقلها ونسخها بسهولة إلى العديد من المخازن الإلكترونية.
- يلغي تمامًا الجزء الوارد والصادر من معالجة البريد والخطابات من العملاء والشركاء والمنافسين والبرقيات الأخرى.
- تم استبدال الجزء السابق برسائل البريد الإلكتروني، في الوقت الحالي.
- لم يعد رئيس قسم الإلكترونيات بحاجة إلى تنسيق وكتابة محاضر الاجتماعات والتقنيات الحديثة.
- سجل جميع العمليات باستخدام الصوت والفيديو.
- ما يميز نظام التكنولوجيا الحديثة هو قدرته على التعرف على النظام بشكل شامل وإيجاد الأخطاء والثغرات.
- بدون إجهاد وتدخل بشري ومتابعة إدارة ورقابة وتقييم.
- من مزايا الإدارة الإلكترونية سهولة التحضير للاجتماعات والمؤتمرات والندوات المختلفة، وسابقاً هذه الاجتماعات.
- يتطلب ذلك مراسلات ومعدات واتفاقيات وتنسيقًا لضمان حضور جميع المدعوين في الوقت المحدد.
انظر أيضًا: المستويات الثلاثة للإدارة
في الختام نتمنى أن تعجبكم هذه السطور البسيطة حيث يتم شرح خصائص الإدارة الإلكترونية والغرض منها.
بالإضافة إلى معرفة معنى الحوكمة الإلكترونية، تابعنا للحصول على كل ما هو جديد على موقعنا.