يعد تعريف المساعد الإداري وواجباته الكاملة من أهم الأمور التي يحتاج الكثير من الناس إلى معرفتها، للحصول على رؤية صحيحة ودقيقة للمهام التي يجب أن يقوم بها هذا الرجل في عمله الإداري.
وصف المساعد الإداري ومهامه كاملة
1- تعريف مساعد إداري
يعتبر الشخص الذي يشغل منصب مساعد إداري همزة الوصل بين المديرين والعملاء، ويتحمل المسؤولية الكاملة عن استقبال الرسائل واستقبال المكالمات الهاتفية والرد على أسئلة وطلبات هؤلاء العملاء بالطريقة التي يراها مناسبة وتنظيم المهام الإدارية.
2- مهام المساعد الإداري
يشغل المساعد الإداري منصبًا مهمًا في أي جهة وله العديد من المهام والواجبات منها:
- استقبال الرسائل والمكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها إلى أي شخص قد يشعر بالقلق حيالها.
- الرد على طلبات العملاء وأسئلتهم بطريقة مناسبة.
- تدوين الملاحظات وترتيب المواعيد وإعداد غرف الاجتماعات.
- قم بترتيب إجراءات السفر وإتمام إجراءات إصدار التذاكر ومواعيد الرحلات.
- إعداد التقارير اليومية ومراجعة العروض من العملاء.
- تنظيم أنظمة المكاتب المختلفة.
3- المهارات التي يحتاجها مساعد إداري
- يجب أن يكون على دراية بالنظم المكتبية والإدارية.
- يتمتع بشخصية اجتماعية وعلاقات جيدة ويجيد التعامل مع جميع الناس.
- لديه القدرة على كتابة تقارير العمل اليومية بطريقة جيدة ومنظمة.
- أن يكون بارعًا في المهام الإدارية، والالتزام بالمواعيد النهائية، ولديه القدرة على جدولة وتنظيم المهام الإدارية المختلفة.
- للامتثال لقوانين ومتطلبات العمل.
4- متطلبات المساعد الإداري
- حاصل على دبلوم المدرسة الثانوية أو شهادة جامعية مثل بكالوريوس أو بكالوريوس.
- أن يكون لديه الخبرة اللازمة في العمل الإداري.
5- واجبات المساعد الإداري
تتعدد مهام المساعد الإداري، ولا تقتصر على أعمال السكرتارية، بل تمتد لتشمل واجبات أخرى تتعلق بالأعمال المكتبية التالية:
- يطلب المساعد الإداري المعدات اللازمة لسير العمل بسلاسة، والمراسلات اليومية، والأوراق للمدير، وله أيضًا دور في تنظيم ساعات عمل المرؤوسين.
- في كثير من الأحيان يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات في الشركة، لذلك يعمل أحيانًا لدى أصحاب الشركات.
- يشرف المساعد الإداري غالبًا على العاملين في قسم السكرتارية، حيث يجب عليهم إعداد التقارير وتقديم العروض التقديمية بشكل منتظم.
- يلعب المساعد الإداري دورًا مهمًا في مساعدة الموظفين الجدد في الدورات التدريبية، ويجب أن يكون لديهم معرفة بمختلف المهام الإدارية والمكتبية.
- يجب أن يكون للمساعد الإداري شخصية اجتماعية، لأن عمله يجعله يتعامل مع أنواع عديدة من الشخصيات المختلفة، كما يجب أن يكون على دراية بالتعامل مع الوقت وتنظيمه ؛ قد يكون لها الصلاحية للتعامل مع أكثر من مشروع في نفس الوقت.
- يجب أن يكون لديه شخصية قيادية حاسمة، ولديه القدرة على اتخاذ القرارات، والعمل بشكل مستقل هو أيضًا جزء من طبيعة عمله.
- يمكن أن يكون هناك فرق بين الملفات المهمة التي يجب أن تبقى، والملفات القديمة التي يجب التخلص منها، ومتابعة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن معالجتها بشكل مباشر، والملفات الأخرى التي يجب إرسالها إلى الإدارة.
- يجب أن يكون المساعد الإداري جيدًا في الكتابة وجيدًا في التعبير ؛ لأنه غالبًا ما يُطلب منه الرد على رسائل البريد الإلكتروني والعمل على قاعدة بيانات معينة.
اقرأ من هنا: أساليب القيادة الفعالة في الإدارة
مهارات المساعد الإداري
على الرغم من أن معظم أعمال الإدارة تتكون من مجموعة واسعة من المسؤوليات لبعض الموظفين، إلا أن هناك بعض المهارات الخاصة التي يجب أن تكون موجودة في المساعد الإداري، والتي يجب أن تكون واضحة في سيرته الذاتية، وأن يتم إبرازها في المحادثة أثناء الوظيفة. مقابلة. ، يسمى:
- يمكن القول أن العمل داخل الإدارة من أكثر الطرق أمانًا للعمل في أي مجال ؛ وذلك من خلال دراسة البيئة التي يعمل فيها الموظف الإداري، ومن ثم يمكنه تعلم الكثير من المعلومات في مجاله وكيفية الوصول إلى أعلى المناصب.
- في العالم الحديث المليء بأجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة الذكية، من الصعب العثور على شركة خارج شبكة الكمبيوتر بشكل أساسي.يجب أن يكون لدى المساعد الإداري مستوى عالٍ من المعلومات المتعلقة بالكمبيوتر، حتى لو كان مبتدئًا، و هذا سوف يسهل عملية التدريب بالنسبة له.
- يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بأنظمة تشغيل الكمبيوتر الشائعة، وأن يفهم أساسيات البرامج الخاصة بمعالجة الكلمات المختلفة، وأن يكون لديه معرفة كافية بالإنترنت.
- تعد المعرفة الجيدة بالتكنولوجيا وأنظمة الكمبيوتر المختلفة من المهارات المطلوبة للمساعد الإداري وتجعله ناجحًا في مجاله وقابلاً للتطوير.
اقرأ أيضًا هنا: المحاسبة المالية وإعداد التقارير
مهارات المساعد الإداري العام
- عادة ما يعتمد منصب المساعد الإداري على احتياجات صاحب العمل على أساس يومي، وفي بعض الحالات التي يواجهها سوء الحظ، يفشل الموظفون المبتدئون أحيانًا في أداء مهام العمل التي يؤديها موظفون من رتبة ومناصب أعلى.
- على الرغم من أنه لا ينبغي للمساعد الإداري أن يقبل فكرة تعرضه لسوء المعاملة من قبل رئيسه، إلا أنه يجب عليه التحلي بالصبر والحكمة في التعامل مع مثل هذه المواقف.
- هناك مجموعة أخرى من المهام للمساعد الإداري وواجباته التي يجب أن تكون مميزة له، خاصة في هذا العصر الرقمي الذي يدير جميع المجالات تقريبًا، ومن بين المهام ما يلي:
- لتتعرف على الأدوات الرقمية الحديثة وطرق استخدامها مثل استخدام أجهزة الفاكس والطابعات والماسحات الضوئية والهواتف بأكثر من خط، تصبح كل هذه الأدوات جزءًا مهمًا في المشهد المكتبي الحديث في جميع المجالات. .
- لا يحتاج الموظف إلى معرفة جميع أنواع ونماذج الأدوات الحديثة، لأن كل مكان به مجموعة من الأدوات التي تختلف من حيث التطوير والحداثة من الناحية النسبية، ولكن هذا يكفي بالنسبة له بمعرفة المعلومات الأساسية التي سيسرع وقت تدريبه ويقلل من وقته.
- يمكن لمن يريد أن يزود نفسه بمعلومات أخرى أن يزور المتاجر التي تبيع هذه الأدوات الرقمية، أو يشتري واحدة للتدريب، وهذا أحد أسباب نجاح موظف الإدارة وتقدمه السريع في المناصب.
اقرأ من هنا: خصائص الخطاب الإداري المرفق
المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح
تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري ومجموعة المهام الكاملة التي يجب أن يؤديها، ولكن هناك العديد من المهارات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري الناجح، ومنها ما يلي:
- المهارات الفنية يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بكافة البرامج الحاسوبية والرقمية الحديثة والقدرة على التعامل مع قاعدة بيانات كبيرة والكتابة ومعالجة النصوص.
- مهارات الاتصال يجب أن يتمتع المساعد الإداري الجيد بمهارات التواصل والتعامل مع جميع أنواع الشخصيات، خاصة في الشركات الكبيرة المليئة بالعاملين والعملاء.
- كما يتابع المساعد الإداري الموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويشرف على تدريبهم.
- القدرات التنظيمية يمكن للمساعد الإداري الناجح أداء العديد من المهام في وقت واحد ؛ لديه قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار واحترام الوقت واستخدامه في أفضل فرصة ممكنة.
- يمكن أن يكون العمل كمساعد إداري وظيفة مملة لشخص واحد، ويمكن أن يكون عمل ممتع لشخص آخر، اعتمادًا على مكان العمل نفسه وعلاقة الموظف بزملائه أو أصحاب العمل.
- يمكن أن يكون العمل في هذه الوظيفة هو الطموح النهائي لأي شخص، ويمكن أن يكون دافعًا لشخص آخر لزيادة معرفته وقدراته المهنية من أجل التدرج والتعامل مع عمله باحترام، مما يجعل الآخرين يحترمونه.
وهنا نقدم لكم في هذا المقال تعريف المساعد الإداري وواجباته الكاملة وكافة مهاراته التي يجب عليه استخدامها لتحقيق النجاح الذي يتوق إليه.