تحديد أولويات الوقت وإدارته تظهر أهمية الوقت من خلال وعي الفرد بقيمة استثمار الوقت من خلال تحديد أولوياته ضمن دوافعه ومسؤولياته واستثماراته وثقافته المختلفة.
لذلك، يمكن تعريف الوقت بأنه الوقت المتاح الذي يساعد على تحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إليها في حياتنا.
أهمية الوقت
- للحفاظ على التوازن بين احتياجات الجسم والروح والعقل والحياة الشخصية ومتطلبات العمل التي يعتمد عليها نجاح العمل.
- علاوة على ذلك، فإن أهمية الوقت محدودة بقدرة الفرد على عدم تضييعه في عمل عديم الفائدة.
- من هنا تأتي أهمية إدارة الوقت من خلال التخطيط الجيد والتنظيم والمتابعة والتنسيق والتحفيز لتحقيق هدف الوقت.
- الوقت هو حياة الإنسان وحياته، والحياة محدودة ولا يمكن زيادتها بأي شكل من الأشكال، لذلك من الضروري معرفة كيفية الاستفادة منها وإدارتها بدقة وكمال.
- الوقت يمر بنفس السرعة والوتيرة، وعملية الحصول عليه مستحيلة.
- الوقت مورد نادر لا يمكن اكتنازه أو التخلي عنه، ولن يعود الماضي أبدًا.
- لا يجوز تخزينها أو استبدالها أو استعارتها أو نسخها أو إعادة إنتاجها.
- مورد معين ينتمي إلى جميع الناس بالتساوي.
- إن طريقة قضاء الوقت هي التي تحدد مستوى التطور في الحياة، وكذلك الإنجازات التي تم تحقيقها.
- من خلال هذا، يمكن قياس استخدام الوقت، وإذا كانت الإنجازات أكبر، فإن الدليل على الاستخدام الجيد للوقت.
- إن العنصر الأساسي في تنمية الدول يكمن في طرق استغلال الوقت وعدم تضييعه.
- من الممكن إنشاء الموارد وزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف من خلال إدارة الوقت بشكل جيد.
إدارة الوقت
- يسعى الإنسان دائمًا لتحقيق النجاح والتميز، خاصةً لأنه يُمنح دائمًا الاختيار من بين العديد من المحاولات لتحقيق أهدافه.
- أحد أفضل الطرق المختصرة لتحقيق الهدف هو خط مستقيم يعتمد على التنظيم والتخطيط الزمني بين الأكثر أهمية والأكثر أهمية.
- إذا كان الاختيار هو ملخص إدارة الأولويات، فهذا يعني ترتيب الأشياء وفقًا لأهميتها.
- التوفيق بين ما يريد الشخص القيام به وبين المسؤوليات التي تقع عليه.
- يتم الشعور بالتحديات خلال القرارات اليومية وتستمر طوال الحياة.
- علاوة على ذلك، تكون القرارات سهلة عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين الخير والشر.
- لقد وجدت العديد من الدراسات أن الساعة وحدها لا تستطيع إدارة الحياة للأفضل.
- لكن يجب أن نفهم أفضل ما في حياتنا ونوجهه إليه لضبط مسار حياتنا نحو الحياة الصحيحة.
- يرتبط مفهوم إدارة الوقت بالعمل الإداري، وأصبح أحد موضوعات الإدارة الحديثة.
- هذا هو السبب في دمج كلمة الإدارة والوقت في كلمة واحدة لوصف علاقاتهم.
- والتي تشمل تحقيق الأهداف التنظيمية لتحقيق نجاحها من خلال استثمار جيد للوقت.
فوائد إدارة الوقت
- الاستثمار المثالي لحياتنا.
- يساعد على كسب الرضا وتحقيق الذات.
- تنظيم وتحسين بين متطلبات العمل، خاصة إذا كانت كثيرة.
- تجنب الازدواجية والارتباك أثناء القيام بالمهام.
- يساعدنا في التخطيط للمستقبل.
- يحقق سرعة الأداء مع دقة التسليم والتكلفة المنخفضة.
- ينظم ويحسن كفاءة الجهود المبذولة.
مضيعة للوقت
يمكن تعريف إضاعة الوقت على أنه كل ما يمنع تحقيق الأهداف بشكل فعال، بالإضافة إلى إساءة استخدام الوقت من خلاله، ويتم تمثيله بالنقاط التالية:
- محاولة القيام بأشياء كثيرة في وقت واحد.
- جهد مزدوج.
- يساهم محاذاة المصباح الضعيفة في إهدار الوقت.
- اترك المهام غير منتهية.
- تشتيت المؤثرات البصرية والضوضاء.
- اجتماعات واجتماعات غير مفيدة، عائلية أو غير ذلك.
- التأجيل والتردد في اتخاذ القرار.
- مكالمات هاتفية عديمة الفائدة.
- عدد كبير جدًا من الأحرف.
- ابدأ بدون وضع خطط أو تفكير يدعم الأهداف.
- انتبه للأشياء الروتينية التي ليست مهمة جدًا.
- تكدس الأوراق وكثرة هذه الأوراق وقلة تنظيمها.
- يسمى تعيين الأشخاص غير القادرين على القيام بالعمل التفويض غير الفعال.
نوع الطقس
هناك نوعان من الوقت في حياتنا:
- النوع الأول يعتمد على الوقت الذي يصعب تنظيمه أو إدارته أو الاستفادة منه خارج ما هو مخصص له.
- هذا هو الوقت الذي نقضيه في حياتنا الأساسية كالنوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية المهمة، ويعتبر وقتًا لا نستفيد منه.
- النوع الثاني هو الوقت الذي يمكن تنظيمه وإدارته وهو الوقت الذي تقضيه في العمل وفي حياتنا الخاصة.
- في هذا النوع، يتمثل التحدي الأكبر للوقت في استخدامه بأفضل طريقة.
خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت
- مراجعة الأهداف والخطط والأولويات: من أساسيات تنظيم الوقت أن يراجع الشخص أهدافه وخططه وأولوياته لأنه بدون أهداف واضحة وخطط وأولويات جيدة، يصبح الوقت خارج نطاق السيطرة.
- الحفاظ على خطة زمنية أو برنامج عمل لتحقيق أهداف قصيرة المدى وشرح العمل والمهام والمسؤوليات التي يتعين الوفاء بها، وتواريخ البدء والانتهاء لهذا الإنجاز والمواعيد النهائية الشخصية.
- الاهتمام بعمل قائمة نجاح يومية تساعد الفرد في حالة النسيان أو الكسل في المهام اليومية.
- إغلاق موانئ الهروب حيث يمكنك الهروب من المسؤوليات التي تنوي القيام بها، بالإضافة إلى أهمية معرفة عواقب الهروب من السلبية والإيجابية.
- عدم إعطاء الأشياء العاجلة وغير الضرورية لأنه يساهم في جعل الشخص أداة في البرنامج وأولويات الآخرين ويحرمه من فعالية وقته وبالتالي يضعف الاعتراف بأهدافه وأولوياته ويقلل من تنظيمه وإدارته لنفسه. .
تقنيات إدارة الوقت
- يمثل أهمية كبيرة لإدارة الوقت لأنه يحدد طبيعة العمل بشكل عام وله أيضًا دور مهم في تحديد طبيعة العلاقات القائمة بين أعضاء المنظمة.
- من خلال الطريقة أو الطريقة التي يستخدمها الرئيس لإدارة الوقت وخاصة في العمل الرسمي.
- أو إدارة وقته أثناء العمل، والذي يكون عادة تحت إمكانياته الشخصية وقناعاته.
أسلوب الإدارة الذاتية
- مفهوم الإدارة الذاتية هو وجود فلسفة وطريقة محددة طورها القائد الإداري.
- والتي تمكنه من تطوير قدرات وقدرات ومهارات الفرد لتحقيق أعظم الإنجازات.
- أفضل النتائج على المستوى الشخصي أو على مستوى المنظمة ككل.
تعتمد الإدارة الذاتية على مستوى واقعية الأفراد وانطباعاتهم وقناعاتهم الذاتية، بالإضافة إلى ضرورة توفير البيئة المناسبة.
- الحفاظ على التكوين السليم للجسم وإضفاء بعض الصفات الشخصية الفريدة على الفرد.
- يوفر المعرفة والمهارات الاجتماعية والإشرافية اللازمة في عملية الاتصال والعلاقة والمناقشة مع الآخرين.
- يوفر مرونة كافية للتكيف والتكيف مع التغييرات المختلفة التي يواجهها المدير.
- تكمن أهمية الإدارة الذاتية في التركيز على حاجة المدير لفهم الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها، ومعرفة الأنشطة التي يقوم بها والطرق التي يستخدمها لتحقيق تلك الأهداف.
أما بالنسبة للإدارة بالاستثناء، تتمثل في عمل المدير من خلال تفويض مساعديه لحل قضية واتخاذ قرار بشأنها حسب مستوى الصعوبة.
ويعتبر شكلاً من أشكال التفويض، لأن هذا النموذج يساهم في تخفيف عبء العمل الإداري للرئيس المسؤول عن العمل ونقل جزء من اختصاصاته أو بعض الأمور الإدارية إلى أحد الموضوعات.
شريطة أن يسمح القانون بذلك ويكون للمندوب سلطة أداء العمل تحت إشراف الرئيس، يتم إثبات قدرة المديرين على استخدام أفضل الإمكانات لزيادة الإنتاجية من خلال أساليب إدارة الوقت وإدارتها.
أخيرًا، تشرح المقالة طرق الاستفادة من الوقت من خلال تنظيم إدارتها وتوفير الوقت والتغلب على إهدار الوقت التي تقوض نجاح الأعمال وتحقق أهدافًا مهمة.