نظم المعلومات

يُعرَّف النظام بأنه مجموعة من المكونات والأقسام المترابطة والمتفاعلة مع بعضها البعض من أجل تحقيق غرض ما. أما بالنسبة للمعلومات، فهي بعض البيانات التي يتم تحويلها وفحصها ومعالجتها، من أجل الحصول على معنى وهدف حقيقيين، أي إدراك من يتخذ القرار، ولكن يتم تعريف أنظمة المعلومات على أنها: مجموعة من العمليات المترابطة مع بعضها البعض، بهدف تصحيح البيانات ومعالجتها، حتى يتم تحويلها إلى معلومات يمكن استخدامها لغرض ما.

يحتاج أي نظام معلومات، وخاصة في هذا العصر، إلى عدة احتياجات مهمة، منها:

• وجود موارد مادية، من أجهزة مختلفة، ووسائط مختلفة.
• الموارد الداعمة مثل: التواصل والدعم.
• الموارد الرسومية الأساسية، مثل المعرفة والبيانات الأساسية.
• الموارد البشرية اللازمة، كالمتخصص والمستفيد النهائي.
• موارد البرمجيات الأساسية.

لذلك من الضروري الاعتماد على أسس نظام المعلومات لأي منظمة وهي:

• المراقبة العملية والعلمية: من المدخلات إلى عمليات المعالجة المختلفة، ثم المخرجات المختلفة للمعلومات أو المنتجات وما إلى ذلك.
• أساسيات التخزين المنظم للمعارف والبيانات المختلفة.

أنواع نظم المعلومات

• أنظمة إدارة قواعد البيانات.
• نظم المعلومات الإدارية.
• أنظمة دعم القرار.
• أنظمة واقعية.
• نظم المعلومات الجغرافية.
• نظم استرجاع المعلومات.
• نهج وأنظمة البحث.

نظم المعلومات عبر التاريخ

ظهرت أنظمة المعلومات هذه كفرع من علوم الكمبيوتر ؛ لمحاولة فهم المنظمات المختلفة، والتعرف على فلسفتهم، ثم تطوير هذا العلم ؛ أن يصبح مجالاً أساسياً في الإدارة، حيث ازدادت الحاجة إليه، والتأكيد على أنه مجال مهم للبحث في الأقسام الإدارية، ويتم تدريس هذا العلم في جميع الجامعات العالمية الكبرى، والأكاديميات العلمية والتجارية حول العالم. حيث أصبحت تكنولوجيا المعلومات والمعلومات في هذا العصر أحد المصادر الخمسة المهمة لأي مدير يريد أن يؤسس شركته، فهي دائمًا إلى جانب الموارد البشرية والتمويل والمواد الخام والآلات، وهناك العديد من الشركات التي أنشأت منصب CIO، وهو ما يعادل مناصب أخرى مثل CFO، CEO، COO، و CTO.

منهجية نظم المعلومات

توصف دراسة نظم المعلومات بالمجال الذي يتعامل مع تطبيقات وتطوير تكنولوجيا المعلومات في منظمات ومؤسسات المجتمع بشكل عام.

مخرجات نظم المعلومات

نظم المعلومات هي المهتمون بتطوير وإدارة واستخدام أسس تقنية المعلومات في منظمة ما، مثل تغير الشركات في عصر المعلومات الذي يلي العصر الصناعي من الاعتماد على المنتجات المختلفة، إلى الاعتماد على المعرفة، أي أولئك الذين العمل في سوق المجتمع تنافس على العلم والابتكار بدلاً من المنتجات، لذلك تحول الاهتمام من المنتج وجودته وكميته إلى الاهتمام بعملية الإنتاج نفسها، والخدمات المتعلقة بها.

اليوم، في أي مؤسسة أو شركة، يعتبر الأفراد ذوي الخبرة والمهارة العلمية التي تعادل حقوق النشر وبراءات الاختراع والأسرار التجارية في عالم الصناعة من بين أسس الشركة وأسسها، ولكي يكون مشغل السوق القدرة على التحدي، يجب أن تمتلك المنافسة بنية معلوماتية قوية مبنية عليها، والتي تقع في قلب تقنية المعلومات، ووفقًا لما سبق، فإن دراسة نظم المعلومات تهتم بالتكنولوجيا، وهي كيف وأين يمكن استخدامها الاستفادة منه في خدمة تدفق المعلومات داخل المنظمة، وكذلك كيفية بناء النظام.

الفروع التجارية المختلفة لنظم المعلومات

• التخطيط الاستراتيجي الواقعي لأنظمة المعلومات.
• نظم المعلومات الإدارية.
• تطوير نظم المعلومات العامة.

يتحكم قسم المعلومات جزئيًا في تقنية المعلومات، والتي يتم تطويرها واستخدامها في الأعمال التجارية وداخل المؤسسات والشركات المختلفة.

المستخدمون في نظم المعلومات

• ثمانينيات القرن الماضي: اقتصر دور المستفيد على إنشاء وإعداد نظم المعلومات الإدارية، حيث استثنى أي جهد يبذله المستفيد في مجال تطوير نظم المعلومات الإدارية، والذي اقتصر على المتخصصين فيه.
• بداية هذا العقد: ظهر ما يعرف بالنمذجة الأولية، والذي شهد مشاركة أكبر للمستفيد في تطوير نظم المعلومات الإدارية، وكذلك إبداء آرائهم حول مخرجات المشروع واحتياجاته أثناء تطوير المشروع. المراحل، لكنهم أيضًا لم يشاركوا فعليًا في قيادة تطوير نظم المعلومات الإدارية.
• التسعينيات: المستفيدون اضطلعوا بدور رئيسي في تطوير نظم المعلومات الإدارية. بسبب التوجه الاستراتيجي الكبير في هذه الفترة.

أهم قواعد مشاركة المستفيدين في تطوير نظم المعلومات:

• يحق لأي مستفيد التأثير على أي نظام يستخدمه.
• المتلقي هو المصدر الرئيسي للبيانات في العديد من الأمور ؛ لأنه يعرف المشاكل ويسند المسؤوليات إليها.
• المستفيد هو الأكثر دراية وقدرة على احتياجات ومتطلبات وظيفته الحالية، وهنا تكمن أهمية المشاركة.

على الرغم من الجهود التي تسعى للمشاركة الفعالة في مجال نظم المعلومات، إلا أنهم تعرضوا لكثير من التعارض في المفهوم وظهوره، حيث ظهرت وجهات نظر مختلفة، واستخدمت العديد من المصطلحات للإشارة إلى هذا المفهوم، وأحيانًا متقاربة، وتختلف في كثير من الأحيان، ويمكن ذكر هذه الآراء تتلخص في الآتي:

• اعتمدت الرؤية الأولى مصطلح المشاركة السلوكية الفعلية، وتعني هذه الرؤية مجموعة الأنشطة التي يمارسها المستفيد في تحفيز نظم المعلومات وتطويرها.
• الرؤية الثانية هي المشاركة المعنوية في المنتج المعلوماتي الناتج عن عملية التنمية.
• الرؤية الثالثة وهي تتعلق بالمشاركة السلوكية والمعنوية للمستفيد في عملية المشاركة في تطوير المعلومات.

اهمية مشاركة المستفيد في تطوير المعلومات:

• لأنهم مؤهلون جيدًا في تقرير كيفية تطوير أعمالهم واحتياجاتهم.
• بسبب أهمية نهجهم وتوقعاتهم حول تكنولوجيا المعلومات، تبرز أهمية دخولهم في تطوير نظم المعلومات.
• إذا كان لديهم دور نشط في عملية تطوير نظم المعلومات، فقد يكون هذا المستفيد أكثر التزامًا وثقة بالمخرجات، أو النظام النهائي.

مستويات المشاركة في تطوير نظم المعلومات

المشاركة الاستشارية، والمشاركة التمثيلية، والمشاركة الجماعية. أنواعها: عدم المشاركة، المشاركة من خلال النصح، تقديم المشورة، المشاركة المعنوية، المشاركة في الأداء، والمشاركة الفعلية في التنمية.

تحديات تخطيط نظم المعلومات

هناك العديد من الصعوبات والعقبات التي تعترض أو تمنع قدرة المؤسسة على التحكم بسهولة ؛ للتخطيط لبناء نظم المعلومات، تشمل هذه الصعوبات:

• توقع الفرص الممكنة واختبارها بالاعتماد على نظم المعلومات. في كثير من الحالات، تكون إستراتيجية نظم المعلومات غامضة وغير واضحة إلى ما بعد إنجازها. من الصعب توقع أنظمة معلومات جديدة، ومن الشائع بين المؤسسات والمنظمات المختلفة أن يجد المستخدمون استخدامات جديدة وتطورات مختلفة للنظام، والتي لا يستطيع مطور النظام تخيلها في البداية، وبالتالي يجب مراجعة خطط نظم المعلومات والحفاظ عليها على بشكل منتظم، كما يجب أن تكون سهلة ومرنة وقابلة للتطوير.
• التوافق والانسجام مع خطط المنظمة وطموحاتها، حيث من المشاكل الرئيسية في تخطيط النظام الصعوبة التي تجدها الإدارات في أداء عملها وفق خطة مشتركة، وتظهر هذه المشاكل في الشركات الكبيرة، لأن الإدارات في هذه المؤسسات لديهم عملهم ونشاطهم.
• بناء نظام يتطلب إنشاء الكثير من العمليات المعقدة.
• الحفاظ على أداء النظام بحيث يستمر في دعم المطلوب منه، فمن الضروري تجنب المشاكل الكبيرة التي قد تنجم أثناء العمل، من خلال التخطيط لجميع أنواع المشاكل المتوقع ظهورها.
• فجوة ليست بسيطة بين المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات والمستخدمين غير التقنيين للنظام، حيث لا يوجد تفاهم وتعاون بينهم.