ما هي التقارير؟

التقرير باختصار هو موضوع مفصل يشرح عملاً قمت به، أو تجربة قمت بها، أو ملاحظة تم تحقيقها أمامك. وسرعة العمل.

الغرض من إنشاء التقارير

من المهم أن يكون كاتب التقرير على دراية بالغرض من كتابة التقارير حتى يكون التقرير مركّزًا وواضحًا. أغراض إنشاء التقارير هي:

• إيصال معلومة أو تقديم فكرة معينة، أو شرح لعمل وحقيقة حدثت خلال فترة زمنية محددة، وهذا يتطلب من كاتب التقرير أن يعرف من هو المتلقي، وما هو منصبه، بحيث يكون الخطاب أن تحظى بالاحترام والتقدير، واستخدام العبارات المناسبة يعطي انطباعًا عن احتراف الكاتب.
• التقارير هي أداة يتم من خلالها الحكم على أداء الموظفين، وبالتالي يتم طمأنة الترقية وسير العمل.

عناصر التقرير

• المقدمة: يفضل أن تكون قصيرة ومختصرة وواضحة.
• الغرض من كتابة التقرير.
• معلومات أساسية حول الموضوع الرئيسي.
• متن التقرير: هو الشرح التفصيلي، والموضوع الرئيسي.
• خاتمة.

هيكلة التقارير وكتابتها

هناك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة تقرير العمل، والتي تتحكم باتباع هذه الخطوات الفترة الزمنية المتاحة لكتابة التقرير، ونلخصها على النحو التالي:

• تحديد الأفكار الرئيسية التي سيتم تضمينها في التقرير.
• كتابة مسودة عن الموضوع، نلخص فيها عناصر التقرير المذكورة أعلاه، وشرح كل عنصر بالتفصيل حسب فكرته والفقرة الخاصة به. هناك فريق ذكر أن المسودة تتكون من عناوين وأفكار مكتوبة على شكل رؤوس أقلام، ولا ضرر من اتباع هذه الطريقة.
• تبييض المسودة وكتابتها بالتفاصيل والشروحات المطلوبة وعبارات كاملة وكلمات مختارة بعناية.
• مراجعة التقرير ومراجعته لغوياً ونحوياً ودلالياً ومفاهيمياً، وهنا يجب على الكاتب أن يسأل نفسه سؤالاً: هل هذا التقرير مكتمل وفق الشروط والقواعد المتبعة؟
• يفضل أن يكون التقرير مكتوباً على الآلة الكاتبة وليس بخط اليد، وهذا نوع من إضفاء الطابع الرسمي على التقرير.

هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير. من المهم الالتزام بعدد معين من الصفحات للتقرير، بحيث لا يكون طويلاً ومثقلًا بالكثير من الحشو، ولا قصيرًا وغير مكتمل لشروط كتابة التقارير، وأن يكون التقرير بلغة واضحة ومفهومة مجانًا. من الأخطاء النحوية أو الإملائية، بعيداً عن اللغة العامية، ومن الجيد الانتباه إلى الاختصارات والمصطلحات المتخصصة في العمل، وخاصةً الغريبة منها وغير المستخدمة، وفي هذه الحالة تحتاج إلى توضيح وشرح، أما بالنسبة للرسومات والجداول، فهي أفصح من كلمات كثيرة، ومن الجيد استخدامها وإرفاقها بالتقارير.