كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة العربية تختلف طرق الكلام الرسمي حسب الغرض المطلوب والمسمى الوظيفي. غالبًا ما يواجه الموظفون أو الأشخاص العاديون في رسائلهم إلى الجهات الرسمية مشكلة في كتابة الخطاب الرسمي، وفي سطورنا التالية من خلال محمود حسونة، سنلقي الضوء على ذلك.
ما هو الخطاب الرسمي؟
الخطاب الرسمي هو مهارة التحدث مباشرة أمام جمهور من الناس، سواء كان يعرفهم أم لا، في مكان وزمان محددين. في الأماكن التي تتطلب الخطاب الرسمي، لا يقتصر الخطاب على مواضيع محددة، والغرض من الخطاب الرسمي هو رفع مستوى ثقافة الجمهور في شيء ما، أو إقناعه، وأحيانًا يكون للترفيه.
كيفية كتابة خطاب رسمي باللغة العربية
تتلخص طريقة كتابة الخطاب الرسمي باللغة العربية في الآتي:
تحديد الفئة المستهدفة من الكلام
في البداية عند كتابة الخطاب الرسمي يجب تحديد الفئة التي ستتلقى الخطاب بالإضافة إلى ما يريد الجمهور المستهدف سماعه من هذا الخطاب. تساعد معرفة هذه الأمور على اختيار المفردات والتراكيب المناسبة للمتلقي، بالإضافة إلى قدرة الكاتب على التحدث مباشرة دون الانحراف عن سياق المحادثة.
تحديد موضوع الخطاب
يجب على الكاتب تحديد الموضوع المناسب للكلمة ضمن الآجال المحددة للفقرات، وهذا التحديد لأسباب عديدة، من أهمها:
- توجيه تركيز المستمعين إلى المتحدث بجعل الخطاب قصيرًا وشيقًا.
- تجنب التوسع في عرض الأفكار والمعلومات لأنها تسبب الملل والتشتيت في أفكار المتلقي.
- احرص على جعل فكرة المقال عالقة في ذهن المستمع.
إعداد جيدا
عند كتابة الخطاب الرسمي، يجب عليك الاستعداد لكل حالة طارئة قد تحدث عند إلقاء الخطاب. بالإضافة إلى أنه من الأفضل عند كتابة الخطاب، لا بد من كتابة مسودة تحتوي على بعض الأمور التي يجب معالجتها، وإليك بعض النصائح التي يجب مراعاتها:
- رتب الخطاب في شكل رسم بياني ؛ مما يسهل ربط أفكاره.
- خطط للنقاط الرئيسية لجذب انتباه المستمع وعدم نسيانها
- اختر كلمات بسيطة وواضحة وتجنب المصطنعة.
- خصص بعض الوقت للمرح والفكاهة.
- دعم الحوار بالأمثلة.
ممارسة الكلام
يساعد ذلك على التعود على النطق بسلاسة، ويقلل من الأخطاء المحتملة عند إلقاء الخطاب. بعد الانتهاء من كتابة الخطاب يوصى بالاستعانة بمن يقرأه من وجهة نظره الشخصية مما يساعد في تحسينه. من الأفضل التدرب على استخدام الإيماءات الحركية في الأوقات الصحيحة لما لها من دور كبير في الكلام. نجاح الخطاب.
خطوات كتابة الكلام
هناك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة الرسالة، وتتلخص فيما يلي:
- حدد الأفكار الرئيسية: يفضل قصر الخطاب على فكرة أو فكرتين، لأن الجمهور لا يتذكر إلا النقاط الرئيسية.
- عزز أسلوبك في المحادثة: عند التحضير للخطاب، لا بد من اللجوء إلى أسلوب التخاطب وليس المقال، لأن الجمهور يستمع إلى الكلام ولا يقرأه، والاعتماد على الجمل التعبيرية القصيرة، والتحدث بصوت مسموع.
- اجعل الخطاب غنيًا بالحقائق: عند كتابة الخطاب لا بد من ذكر بعض الدراسات وآخر ما توصل إليه الباحثون والمتخصصون في الأفكار المعروضة في الخطاب.
- استخدام أسلوب الإقناع لحل المشكلات: ويتم ذلك من خلال عرض الفكرة التي يدور حولها الخطاب، ومن ثم تقديم الحلول المناسبة لها.
- حدد الغرض من الخطاب: قبل بداية الخطاب لا بد من معرفة الهدف المنشود، ترفيهي، علمي، مقنع، وغيرها.
- تحديد عناصر الخطاب: إعطاء كل عنصر من هذه العناصر فكره الصحيح ووقته.
العناصر الرئيسية للكلام
العناصر الرئيسية للخطاب هي كما يلي:
- مقدمة: يتم التحدث بها بشكل عام وتمهيدي للأفكار الرئيسية المطروحة في الخطاب.
- العرض: يتضمن مجموع الأفكار التي تناولها الخطاب، ويتم تقديمه بطريقة مبسطة.
- استنتاج: وذلك بتوجيه الشكر للجمهور والجمهور، وتذكير الأفكار الرئيسية التي تم تناولها في الخطاب، وما ورد في الخاتمة غالبًا ما يتبادر إلى الذهن.
كيفية إلقاء خطاب رسمي
عند إلقاء كلمة رسمية، يجب مراعاة عدة أمور، من أهمها:
- التحدث والوقوف بشكل عفوي: أن تكون عفويًا هو أفضل طريقة لتخفيف التوتر عند إلقاء خطاب رسمي.
- إيصال المعلومات وليس التخلص منها: هذا هو الغرض الحقيقي من الخطاب، ويعتمد على الأسلوب والأسلوب المتبعين في كتابة الخطاب.
- تجنب القراءة: يجب أن يعتمد المتحدث على أسلوب المحادثة وأن يتجنب قراءة الخطاب بأكمله.
- تشويق: يعد حماس المتحدث للأفكار التي تم تناولها في الخطاب أحد أكثر الأسباب إثارة لإثارة الجمهور وتفاعله.
- دعم الكلام بالوسائل المرئية: تبرز أهميتها من خلال الفائدة التي تضيفها للجمهور، وتعزز الأفكار المقدمة للجمهور، مثل الاعتماد على الخرائط إذا كان الموضوع جغرافيًا.
نموذج رسالة إلى جهة رسمية
فيما يلي نموذج لرسالة موجهة إلى جهة رسمية على النحو التالي:
تاريخ: / /
المكان: البلدية: ……، المحافظة: ……، الشارع: ……….
الموضوع: المياه غير كافية لتلبية احتياجات المنطقة.
السيد مايور …… المحترم
نيابة عن كل اهالي المنطقة اقدم لكم مشكلة عدم كفاية المياه المخصصة لسد جميع احتياجاتنا في الحي مما يثير الفزع والضيق في نفوس جميع سكان المنطقة واعلمكم بذلك في الايام الماضية كانت المياه تتدفق بقوة في الأوقات المخصصة لنا لاستهلاك المياه، ولكن في الوقت الحاضر نعاني من مشكلة تدفق المياه، بالإضافة إلى قصر الوقت الذي تتدفق فيه المياه عبر الخطوط التي تنتهي في منطقتنا، الأمر الذي استدعى يلجأ الكثير من السكان إلى شراء خزانات المياه وإضافة عبء جديد على الدخل اليومي لتحقيق المياه الكافية. إمدادات للمنطقة، أو إضافة يوم آخر في الأسبوع لسقي المنطقة.
أو أي حلول أخرى تجدها مناسبة.
أنا وأبناء حي ……، ونتمنى استمرار دعمكم ومساعدتكم في جميع مشاكلنا.
الرجاء قبول أقصى درجات الاحترام والتقدير
كيف تكتب رسالة إلى المدير
إليك كيفية كتابة خطاب إلى المدير:
- في بداية الخطاب لا بد من تحية المدير والثناء عليه.
- كتابة اسم المدير والمسمى الوظيفي له مثلا السيد المدير العام ……
- تتخذ التحيات أشكالاً مختلفة، وتحيات طيبة وبعدها وبعدها، وأشكال أخرى.
- اكتب موضوع الخطاب مع مراعاة الإيجاز وعدم الإسهاب قدر الإمكان.
- احرص على تجنب ارتكاب الأخطاء الإملائية قدر الإمكان.
- تجنب الخطابة واعتماد اللغة التقريرية واستخدام علامات الترقيم.
- أنهِ الخطاب بالتحية.
- اكتب الاسم والتوقيع والتاريخ والختم الرسمي إذا كانت هناك حاجة لذلك.
نموذج لكتابة خطاب إلى المدير
تختلف الرسائل الموجهة للمدير حسب الحاجة، وفيما يلي نموذج لرسالة تطلب إجازة من المدير العام:
السيد المدير العام
بعد التحية:
أقدم إلى مقر إقامتك الموقر طلبًا للموافقة على منحني إجازة (مدفوعة الأجر، غير مدفوعة الأجر) لمدة … يوم واحد، من أجل حضور حفل التخرج المقرر إقامته في جامعة …… بمناسبة ابني حاصل على شهادة جامعية من جامعة …….
مرفق بالرسالة: إعلان عن حفل التخرج قائمة بأسماء الطلاب الخريجين
تفضلوا بقبول أطيب تحياتي وأطيب التمنيات بصحة جيدة.
تم إرسالها إليك على: //
قالب خطاب رسمي جاهز doc
يبحث العديد من مستخدمي وسائل التواصل الاجتماعي عن قالب خطاب رسمي جاهز بتنسيق ملف Word، لأن هذا النوع من الملفات يسمح للمستخدم بتعديل الاسم وبعض المعلومات المهمة في الملف، وفيما يلي نقدم هذا الملف بالتنسيق المطلوب، حيث يمكن الحصول عليها من خلال الضغط على الرابط التالي
قالب خطاب رسمي جاهز pdf
يفضل الكثير من الأشخاص الذين لا يعرفون تنسيق الخطاب الرسمي للجهة الحكومية أو أي جهة أخرى، لذلك يبحثون عن هذا النوع من الرسائل في شكل ملفات باتجاه شكل ملف pdf، وقد قدمنا السابق خطاب رسمي على شكل ملف PDF، حيث يمكن الاطلاع على هذا الملف وتنزيله بسهولة من خلال الدخول إلى الرابط التالي