إن مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب له تعريفات عديدة وله العديد من الأسماء والمصطلحات المعروفة لدى الشركات والتي تُمنح للعديد من الموظفين، ومن أهمها الأسماء والألقاب مثل السكرتير والسكرتير التنفيذي.
مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
تم تصميم مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب ؛ تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية الحديثة المتعلقة بأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب ومهارات الإتيكيت والبروتوكول، وتنمية مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات والتعامل مع الآخرين وغيرها.
الأخلاقيات التي يجب على مديري المكاتب والأمناء التنفيذيين اتباعها وتستهدف هذه الدورات جميع العاملين في وظائف السكرتارية أو مديري المكاتب أو موظفي إدارة المكاتب العليا أو المرشحين المستقبليين لشغل هذا المنصب.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
مفهوم السكرتارية
- يشير مصطلح (سكرتير) إلى مجموعة من الشركات التي تهدف إلى تقديم المساعدة الإدارية للمنشآت، والتي تُعرف أيضًا بالوظيفة المصممة لتوفير إدارة جميع المعلومات والبيانات التي ستساعد في دعم وتحسين الشركة وبيئة العمل لحفظها. الوقت والطاقة. وتقليل العبء التراكمي المرتبط بالعمل اليومي.
- يعتبر العمل السكرتاري من أهم المهام الإدارية في مكان العمل، ويمكن إرجاع ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا.
- يهتم الأفراد العاملون في مجال السكرتارية بالحفاظ على سرية جميع المعلومات، وتعتبر الأمانة والمصداقية في العمل والقدرة على الكتابة والقراءة من الشروط الأساسية وأحد شروط الحصول عليها تلك الوظيفة.
- أما اسم السكرتير، فهو مأخوذ من الترجمة الأصلية لكلمة Secret التي تعني سري، ويظهر أهمية هذا العمل.
- يتولى السكرتير متابعة جميع المستندات والمستندات والملفات، ويتعلق الأمر بالعمل قبل الوصول إلى المدير أو المسؤول عن الأعمال الإدارية.
- مع تقدم الوقت، وظائف السكرتارية مطلوبة في معظم أماكن العمل مثل: مكاتب المحاماة والشركات الخاصة والعيادات الطبية والمستشفيات.
السكرتير التنفيذي
السكرتير التنفيذي هو أحد الأشخاص الذين لديهم الوظائف الأساسية للهيكل الإداري، ويعمل السكرتير التنفيذي على القيام بمعظم المهام لأنه أساس العمل والتطوير المؤسسي، ودور السكرتير التنفيذي حساس و مهم.
أهمية السكرتارية
مع ظهور التكنولوجيا الحديثة والأجهزة الإلكترونية (خاصة أجهزة الكمبيوتر)، تطور عمل قسم السكرتارية بشكل واضح، وتتزايد أهمية قسم السكرتارية، ويعتمد ذلك على النقاط التالية:
- العمل معهم لتقليل ضغط العمل، وخاصة ضغط المديرين ورؤساء الأقسام.
- تنسيق جميع أنواع العمل، بما في ذلك التحضير للاجتماعات والمناقشات وما إلى ذلك.
- تقديم جميع المعلومات اللازمة في الوقت المناسب.
- التأكد من سلامة عملية الاتصال بين المدير والبيئة الخارجية والعكس صحيح.
- تحقق من المستندات وتحقق منها قبل الموافقة عليها رسميًا.
خصائص السكرتير
للسكرتير سلسلة من الخصائص وهي:
- يعد الالتزام بالصدق في المعاملات من أهم خصائص الأمانة.
- يجب أن تكون الأخلاق الحميدة محترمة.
- ذكي وسريع في العمل.
- القدرة على استخدام اللغة المناسبة للتعبير عن موضوع المناقشة بالطريقة الصحيحة.
- تحلى بالصبر والقدرة على العمل تحت الضغط.
- تأكد من أن جميع المهام اليومية مجدولة ومنسقة.
- قدرة ممتازة على التنقل واستعداد للعمل فور انتهاء الدوام الرسمي.
- احترم الجميع ولا تنظر إليهم بازدراء.
وظائف السكرتير
الأمانة العامة مسؤولة عن أداء العديد من الوظائف الهامة في مكان العمل، ومنها:
- متابعة رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تلقيها يوميًا وإرسالها عندما تكون جاهزة في الوقت المحدد.
- تأكد من جدولة المواعيد واحتفظ بالآخرين في جدول منظم حتى يتمكنوا من رؤية الطبيب أو المدير أو قائد العمل.
- تأكد من تنفيذ جميع الوظائف التشغيلية والإدارية من خلال الاعتماد على المعدات الإلكترونية التي تدعم التطبيق الدقيق والصحيح.
- إعداد جميع التقارير والنماذج للموظفين والعملاء في العمل.
وظائف السكرتير التنفيذي
- يتلقى السكرتير التنفيذي رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، ثم يقدمها إلى المدير، ويظهر كل بريد إلكتروني ويفصل التعليمات وفقًا لمحتوى البريد الإلكتروني، ويتم توزيع البريد الإلكتروني على جميع الإدارات ذات الصلة بالترتيب من حيث الأهمية.
- يتلقى السكرتير التنفيذي العديد من المكالمات المهمة لفهم من المتصل والغرض من المكالمة، ثم يقوم بإعادة توجيه المتصل إلى الوجهة التي يبحث عنها.
- يسجل جميع المكالمات التي تم إجراؤها، ويسجل النوايا من ورائها، ثم يعرضها على المدير.
- ينظم السكرتير التنفيذي أيضًا جميع اجتماعات الشركة وأثناء حجز الغرفة المناسبة، يرسل مجموعة من الدعوات لأولئك الذين يحتاجون إلى حضور هذه الاجتماعات.
- تحضير جدول الأعمال.
- تجهيز كافة المواعيد والبيانات الخاصة بكل زائر للمدير.
اقرأ من هنا: معهد الكمبيوتر والمعلومات الخاص
خطة أهداف الدورات التدريبية للسكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
بعد تجربة مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، سنتعرف على أهداف الدورات التعليمية:
- فهم مفهوم السكرتير التنفيذي وأهميته في إدارة المكاتب في المنظمة.
- فهم واجبات السكرتير التنفيذي والمهام التي يجب أن يؤديها السكرتير.
- فهم كيفية تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين والأولويات.
- تعلم كيف يتغلب كبار المديرين على التسويف والتوتر.
- تطوير مهارات السكرتارية لإعداد وتنظيم اجتماعات ناجحة.
- تحديد المنطقة التي يجب أن تسيطر عليها الأمانة باعتبارها إدارة المكتب الأعلى.
- تنمية مهارات الاتصال والقدرة على تغيير الأمناء المشهورين.
- تعرف على 10 أخطاء للسكرتير التنفيذي وكيفية تجنبها.
- تحديد المهارات التي يجب أن يمتلكها مشرفو الإدارة العليا.
- تنمية مهارات الاتصال للسكرتيرات المشهورين.
- تعلم مهارات كتابة التقارير والملاحظات ومحاضر الاجتماعات مع الأمناء المشهورين.
- تمارين عملية وأمثلة عملية تتعلق بمهارات السكرتير التنفيذي.
المحتوى مع خطة الدورة
معرفة مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب جزء من معرفة محتوى دوراتها، وهي:
الوحدة 1: المفاهيم الأساسية للأمانة التنفيذية.
- مفهوم السكرتارية.
- أهمية أعمال السكرتارية التنفيذية.
- العمل الذي قام به الأمين التنفيذي.
- مهارات وقدرات السكرتير التنفيذي
- الصفات الشخصية والعلمية للسكرتير التنفيذي.
- عشر وصايا للأمين التنفيذي الناجح.
- مقارنة أعمال السكرتارية في أوروبا وأمريكا واليابان والدول العربية.
الوحدة الثانية: يقوم السكرتير التنفيذي بإعداد وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير
- تحضير وكتابة الرسائل والملاحظات.
- تحضير وكتابة التقارير.
الوحدة 3: السكرتير التنفيذي والتحضير للاجتماع
- دور السكرتير في الاجتماع التخطيطي.
- دور السكرتير في اليوم السابق للاجتماع.
- دور السكرتير يوم الاجتماع.
- دور السكرتير خلال الاجتماع.
- دور السكرتير بعد الاجتماع.
الوحدة 4: الأمانة التنفيذية، والتحضير للمقابلات وإدارة زوار المكتب
- تحضير السكرتير والمقابلة.
- السكرتير والتعامل مع زوار المكتب.
الوحدة 5: السكرتير التنفيذي وإدارة الوقت.
- مفهوم إدارة وقت السكرتارية.
- الحقيقة عن الوقت.
- مبادئ وأسس إدارة وقت السكرتارية.
- كيف تخطط السكرتيرة لإدارة وقتها اليومي.
- عوامل خارجية تضيع وقت السكرتيرة.
- عوامل داخلية تضيع وقت السكرتيرة.
- ماذا يخرج السكرتير من الوظيفة؟
الوحدة 6: السكرتير التنفيذي، مهارات الاتصال والتحدث الفعال والاستماع الجيد.
- مفهوم الاتصال وأنواعه.
- عناصر أو مكونات عملية الاتصال.
- أهمية التواصل مع الأمانة.
- مفهوم الكلام الفعال.
- كيف يطور الأمناء مهارات التحدث الفعال.
- مفهوم الاستماع.
- كيف يمكن للسكرتير تطوير مهارات الاستماع الجيدة؟
الوحدة 7: السكرتير التنفيذي والاتصالات الهاتفية.
- قواعد عامة للأمانة باستخدام الاتصالات الهاتفية
- توجيهات الرئيس للسكرتير عند التعامل مع الاتصالات الهاتفية.
- السكرتير والتعامل مع المكالمات.
- كيف يكمل السكرتير تحويل المكالمات الهاتفية الواردة إلى المدير.
- كيف يجيب السكرتير على الهاتف عندما لا يكون المدير موجودًا.
- سكرتير وإدارة المكالمات الصادرة.
- كيفية استكمال سجل اتصال السكرتير المنتهية ولايته.
الوحدة 8: السكرتير التنفيذي وكيفية التعامل مع الآخرين.
- كيف تقابل الأشخاص الذين تتعامل معهم؟
- كيف يتعامل السكرتير مع مديره؟
- كيف يتعامل السكرتير مع المرؤوسين؟
- كيف يتعامل السكرتير مع الزملاء؟
- كيف يتعامل السكرتير مع العملاء؟
الوحدة 9: السكرتير التنفيذي وقواعد السلوك
- السكرتير والتعارف وقواعد التطبيق.
- قواعد السكرتارية والمصافحة.
- قواعد السكرتير والمحادثة.
- سكرتير وقواعد التدخين.
- السكرتير وقواعد الابتسام والجلوس.
- أمين وقواعد الشكر والاعتذار.
- أمين وقواعد السلوك.
- أمين وقواعد النظافة.
- آداب السكرتارية العامة والمكتبية.
الوحدة 10: تنفيذ الأمانة وقواعد البروتوكول
- الأمين وقواعد الأولوية.
- قواعد السكرتارية والتواصل الرسمي.
- أمين وقواعد الحفلات والمآدب.
- قواعد الزيارة الرسمية والسكرتارية.
- السكرتير وقواعد الطعام.
- السكرتير والملابس.
اقرأ من هنا: عمل المرأة في الإسلام بين الرفض والقبول
هذه لمحة عامة عن مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، حيث ستتعرف على تعريف السكرتارية والسكرتارية التنفيذية وأهم المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتير والسكرتير التنفيذي، وما هي دورات السكرتير التنفيذي والمكتب. وأهم أهدافها ومحتواها.