كيف ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شركة، اعتادت الشركات أن تجد صعوبة في إرسال بعض الرسائل أو الملفات.
سواء للموظفين أو العملاء أو الأشخاص الآخرين المشاركين في هذا العمل.
بعد الوصول إلى البريد الإلكتروني، أصبحت مسألة الاتصال المهني أسهل.
يعد الإبلاغ عن أي طلب وإرسال رسائل وملفات أمرًا بسيطًا ولا يتطلب أي وقت ولا يتطلب أي جهد.
لكن عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا، وخاصةً بريد إلكتروني رسمي، سواءً لشركة أو عميل أو غيره، فهذا يتطلب بعض الخطوات.
لمعرفة هذه الخطوة بخطوة، وكيفية كتابة البريد الإلكتروني وتنسيقه بشكل صحيح وكيفية إرساله، اتبع هذه المقالة.
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا لشركة
ابدأ بتحية مهنية
- بادئ ذي بدء، يجب أن يبدأ البريد الإلكتروني بتحية مكتوبة جيدًا واحترافية.
- البداية من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها لأنها ما يجذب الانتباه.
- على سبيل المثال، نستخدم الاسم الأخير للشخص الذي يتلقى الرسالة، ولكن بشكل رسمي فقط.
- على سبيل المثال، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، فنكتب عزيزتي السيدة. يضعط.
- إذا كانت الرسالة باللغة الإنجليزية، فسنكتب Dear MS Prize.
- غالبًا ما يحدث عدم معرفة اسم الشخص الذي تتحدث إليه عند التقدم لوظيفة.
- من الأفضل العثور على اسم مدير التوظيف أو الشخص المتوقع أن يتلقى الرسالة.
- يمكن الوثوق بـ LinkedIn لهذه المهمة، حيث إنها مصدر ثقة كبير.
- وعندما قمنا بالبحث، ولم نعثر أيضًا على نتيجة ولم نصل إلى الاسم، لذلك يمكننا استخدام المسمى الوظيفي للشخص الذي تحدثت عنه.
- على سبيل المثال عزيزي مدير التوظيف.
- من الممكن أيضًا استخدام اسم الشركة أو كتابة الفريق مثل عزيزي فريق أمازون إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان باللغة الإنجليزية، نكتب عزيزي Amazon Innovation
راجع أيضًا: ماذا يعني CC في رسالة بريد إلكتروني؟
حدد الهدف بوضوح
- تتمثل إحدى أساسيات إرسال البريد الإلكتروني في وضوح الغرض منه بطريقة بسيطة ومحددة لتسهيل الأمر على متلقي هذا البريد الإلكتروني.
- لأن هذا البريد الإلكتروني يُقرأ عادةً بين الاجتماعات في وقت قصير جدًا وبسرعة كبيرة.
- لذلك يجب الحرص على تقصير الجمل وجعلها قصيرة وواضحة.
- يجب أن تبدأ مناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة.
- هناك جمل تختصر العديد من الكلمات وتساعد على توصيل المحتوى.
- واحدة من أهم هذه الجمل هي الجملة التي كتبتها لأسأل عنها.
- والمقطع الذي كتبته في المرجع.
- جملة تشير إلى.
- إذا كانت هذه الرسالة الإلكترونية التي نرسلها تحتوي على بعض المعلومات وتتطلب هذه المعلومات إجراءً محددًا من مستلم البريد الإلكتروني، فيجب توضيح ذلك باستخدام عبارات معينة مثل الكلمات التي “يمكنك إلقاء نظرة على هذا”.
استخدم المفردات بشكل صحيح
- يجب أن نحرص على استخدام جميع المفردات بشكل صحيح.
- يجب أن تستخدم جميع الصناعات العديد من المفردات المتخصصة المختلفة.
- يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات مختلفة تمامًا عن الرسالة الخاصة المرسلة إلى الأطباء.
- لذلك من الضروري إيجاد كل المفردات المتعلقة بالمجال المتعلق بمحتوى الرسالة واستخدامها بطريقة مناسبة ووضعها في المكان المناسب.
لقد اخترنا لك أيضًا: البحث في البريد الإلكتروني في Gmail
اجعل الرسالة قصيرة
- من المهم عند كتابة رسالة بريد إلكتروني التركيز على جعلها موجزة.
- أي دون الخوض في أي تفاصيل غير مهمة وطويلة.
- هذا لأن هذه الرسائل مصممة من الألف إلى الياء لتتم قراءتها بسرعة.
- حيث يُقرأ أثناء الانتقال من مكان إلى آخر.
- ولكن يجب أن يكون واضحًا أيضًا، لأن أفضل ما في الكلمة هو ما يقال ويفعل.
- بالإضافة إلى ذلك، يساعد الإيجاز في تجنب ارتكاب أي أخطاء إملائية.
- خاصة إذا كانت هذه الرسائل باللغة الإنجليزية.
انتهي بأدب
- أخيرًا، يجب أن ننهي هذه الرسالة بطريقة محترمة.
- يوصى أيضًا بختم الرسائل ببعض العبارات والملاحظات المهذبة مثل جملة “شكرًا لك على مساعدتك” إذا كانت الرسالة باللغة العربية.
- إذا كان باللغة الإنجليزية، فهو مكتوب شكرًا لك على مساعدتك.
- أو جملة، إذا كانت الرسالة باللغة العربية، ولكن إذا كانت باللغة الإنجليزية، فأنا أتطلع إلى الاستماع منك.
- يمكن أن تنتهي بعبارة شكرا جزيلا لك.
- أو بالجملة مع خالص التقدير.
مراجعة جيدة
- يجب أن تتم قراءة البريد الإلكتروني أكثر من مرة، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ، لأنه يساعد في التعرف على الخطأ بشكل أسرع وأسهل.
- يمكن أيضًا استخدام القاموس للمساعدة في العثور على الخطأ.
- بمعنى آخر، يجب فحصها بعناية لتحديد الأخطاء سواء كانت إملائية أو نحوية وتصحيحها.
- هذا قبل النقر فوق مربع الإرسال.
كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى Gmail
- أولاً نفتح gmail عن طريق تسجيل الدخول (تسجيل الدخول) إلى حساب gmail الخاص بنا.
- ثم نضغط على خيار الإنشاء، وهكذا ستفتح نافذة جديدة لإنشاء رسالة نكتب فيها الرسالة التي نريد إرسالها.
- ثم نضغط على مربع “إلى”.
- ثم نكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سنرسل إليه الرسالة.
- من الممكن إرسال نسخة كربونية وأن تكون نسخة طبق الأصل (CC).
- من الممكن أيضًا إرسال نسخة كربونية (نسخة مخفية الوجهة) إلى أشخاص بخلاف المستلم الأساسي للرسالة.
- يتم ذلك عن طريق النقر فوق خيار (نسخة مخفية الوجهة) أو (نسخة مخفية الوجهة).
- من الممكن أيضًا إضافة عنوان للشخص الذي يتلقى الرسالة.
- إذا في جهات الاتصال، نضغط على خيار إلى (إلى).
- ثم نختار إحدى جهات الاتصال التي نريد إرسال الرسالة إليها.
- ثم نضغط على الزر “إدراج”.
- ثم نكتب محتوى الرسالة، أي الموضوع في حقل (الموضوع).
- يمكن أن يكون هذا الحقل مفيدًا للعديد من الأشياء، وأهمها إعطاء مستلم الرسالة فكرة أولية سريعة عن محتوى الرسالة الرئيسية.
- يساعد هذا الحقل أيضًا مستلم الرسالة في تصنيف جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به.
- ومع ذلك، يمكن تخطي هذه الخطوة تمامًا ويتم ترك هذا الحقل فارغًا وسيتم إرسال الرسالة بشكل طبيعي بدونها.
- ثم نكتب نص الرسالة في الحقل الرئيسي الذي نراه على شاشة الجهاز.
- وتجدر الإشارة إلى أنه يمكننا التحكم في إنشاء العديد من التنسيقات المختلفة لنص الرسالة، مثل تغيير حجم الخط ولونه.
- وإدراج الترقيم والتعداد النقطي والتنسيقات الأخرى، ويتم ذلك بطريقة يمكن أن تكون مشابهة للطريقة التي يتم بها تنسيق ملفات Word.
- ثم نضغط على زر الإرسال وستظهر اللغة الإنجليزية (إرسال) باللون الأزرق.
ميزات البريد الإلكتروني
- من أهم ميزاته إرسال رسالة إلى عدة مستلمين.
- يمكنك أيضًا إرسال رسالة بنص مكتوب أو صوت أو إرسال مقطع فيديو أو صورة أو خريطة.
- الإرسال سريع ولا يستغرق وقتًا طويلاً للإرسال، ربما بضع ثوانٍ فقط للوصول إلى الشخص المرسل.
- هناك العديد من الميزات الأخرى.
لا تنس هذا: كيفية إرسال بريد إلكتروني
في نهاية مقالنا حول كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى شركة، يتم تقديمك بعدة خطوات.
لمساعدتنا في كتابة البريد الإلكتروني بشكل صحيح وواضح.
شرحت لك أيضًا كيفية إرسال البريد الإلكتروني عبر gmail.
نرجو من الله عز وجل أن ينال هذا المقال ثناءكم وأن نكون قد أفادناكم.
نأمل منكم مشاركة هذا المقال على وسائل التواصل الاجتماعي ومع أصدقائك وأقاربك.
لمعرفة المزيد عن كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني بطريقة سريعة وبسيطة ونتركك مع حفظ الله وأمنه.