كيفية كتابة تقرير مفصل في حياتنا العملية، هناك العديد من المجالات المهمة التي تتطلب أحيانًا إعداد تقرير محدد عنها، لتحديد مدى أهميتها … والجوانب السلبية.
ويبحث الكثير منا عن كيفية كتابة تقرير بالتفصيل حتى يتمكن من تحقيق أهدافه من وراء كتابة التقرير من خلال شرح شيء محدد حول موضوع مهم لمجموعة من الأفراد.
معنى التقرير
- يعتبر التقرير من أهم طرق البحث المستخدمة لغرض جمع الكثير من المعلومات.
- بيانات مهمة عن موضوع معين تهم شخص معين في أحد المجالات الإدارية.
- المجالات الفنية والقانونية والطبية وغيرها من مجالات الحياة.
- يتم ذلك وفقًا لعدة معايير خاصة بالمجال الذي سيتم فيه إعداد التقرير، من أجل تمرير هذه التقارير إلى شخص مسؤول.
- من خلال التقرير سيتم توضيح إيجابيات وسلبيات المجال لتكوين فكرة واضحة عنه.
انظر أيضًا: خطوات كتابة البحث الجامعي
شروط كتابة التقرير
كتابة التقرير له عدة أسس وقواعد عامة يجب اتباعها وعدم إهمالها في كتابة تقرير محدد. ومن أهم هذه الشروط ما يلي:
- يجب أن يكون التقرير المراد كتابته واضحًا وسهل القراءة حتى يسهل فهم المحتوى دون التباس أو تعقيد.
- عند كتابة تقرير، يجب أن تتأكد دائمًا من أنه موجز دون اللجوء إلى التكرار.
- لتحقيق الغرض المقصود من إيصال مزايا وعيوب موضوع البحث لتوضيحها.
- عند إعداد التقرير، يجب التأكد من احتوائه على بيانات شاملة في مجال البحث.
- من أجل تحقيق الغرض المقصود منه وهو شرح مجال البحث بمعناه العميق والتعبري.
- الشرط الأكثر أهمية الذي يجب أن تتذكره عند كتابة تقرير حول مسألة معينة هو أنه دقيق.
- وحق من مصادر موثوقة للحفاظ على مصداقية البيانات التي يحتوي عليها.
الغرض من إعداد التقرير
هناك العديد من الأهداف التي يمكن تحقيقها من خلال كتابة التقارير. ربما يهدف التقرير إلى شرح شيء ما لشخص مهتم بهذا التقرير أو لإقناع العميل بشيء وأهداف مهمة أخرى سنشرحها أدناه:
- يمكن أن يكون الغرض من إعداد تقرير هو إبلاغ شخص ما معني بمسألة معينة، ولا يمكن القيام بذلك إلا من خلال إعداد تقرير حول هذا الأمر.
- ربما يكون الهدف من إعداد التقرير يتعلق بمجموعة من الأشخاص لديهم سلعة معينة أو منتج معين للبيع في مجال تداول السلع.
- الغرض الأكثر أهمية من إعداد التقارير هو تقديم دراسة في مجال معين أو إعداد بحث حول موضوع معين لصالح الأشخاص في مجال عملهم.
نموذج تقرير عام
هناك شكل عام أو هيكل محدد يجب مراعاته عند إعداد تقرير محدد، ومن أهم مكونات النموذج العام للتقرير ما يلي:
- في البداية، يتم إعداد مقدمة للتقرير، تتضمن محتويات البيئة التي يركز عليها موضوع التقرير وهدفه، وملخصًا عامًا لفكرته.
- بعد ذلك يتم إعداد متن التقرير الذي يحتوي على معلومات مهمة تتعلق بالتقرير والحقائق الواقعية.
- يتم اكتشافها في موضوع البحث بالإضافة إلى الجداول والرسوم البيانية التي تظهر بعض الأشياء المهمة.
- داخل التقرير، إيجابيات وسلبيات موضوع البحث والأشياء المهمة الأخرى المتعلقة بمجال البحث.
- وأخيراً، تم الانتهاء من التقرير الذي تضمن بعض التوصيات الهامة حول موضوع التقرير والنتائج التي تم تحقيقها فيما يتعلق بموضوع البحث.
تقرير عن مراحل التحضير
هناك عدة مراحل أساسية يمر بها أي تقرير في إعداده، وهذه المراحل هي كما يلي:
- المرحلة الأولى التي يمر بها التقرير هي إعداد متن التقرير والمعلومات والبيانات المهمة التي سيتم وضعها فيه.
- ثم تنظيم الشكل العام للتقرير وبنائه وفق معايير النموذج العام الموضح في النقاط السابقة.
- اكتب محتوى التقرير بطريقة منظمة ومنظمة بحيث يسهل على المهتمين فهم المعلومات الواردة فيه.
- بعد كتابة التقرير وتنظيمه تأتي مرحلة مهمة وهي مرحلة مراجعة التقرير للتعرف على أي أخطاء فيه وتصحيحها قبل إرسالها.
- المرحلة الأخيرة من إعداد أي تقرير هي الانتهاء من الشكل العام للتقرير، ثم طباعته وإرساله إلى من يهمه الأمر.
انظر أيضًا: ابحث عن قواعد الكتابة وأقسامها
خطوات كتابة التقرير
هناك عدة خطوات مهمة يجب مراعاتها عند إعداد التقارير بحيث يكون التقرير في شكل جيد ومقبول لدى المستفيد دون أي لبس أو تعقيدات في الأمور. ومن أهم هذه الخطوات ما يلي:
- الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها في كتابة أي تقرير، بغض النظر عن نوعه أو مجاله، هي جمع معلومات وبيانات كافية حول موضوع البحث لكتابته وترتيبه بطريقة منظمة.
- تأكد من تسلسل الأفكار الرئيسية في محتوى التقرير حتى لا يواجه القارئ مشكلة في فهم محتوى التقرير.
- يجب الحرص على كتابة مسودة أولية لتنظيم الأفكار قبل كتابتها في النهاية في التقرير.
- بعد إعداد المسودة وقراءتها للتأكد من أهمية البيانات المتضمنة فيها، يمكنك إعادة كتابتها في التقرير مرة واحدة وإلى الأبد.
- بعد ذلك تقرأ التقرير الذي أعددته حتى تجد أي أخطاء لغوية في محتوى التقرير.
- وذلك حتى يكون التقرير في شكل جيد للقارئ الذي لا يشعر بالملل أو التعقيد من المعلومات الواردة في محتوى التقرير.
- ثم يوضح محتوى التقرير حتى يكتشف أي أخطاء إملائية مثل نسيان حرف.
- أو أضف حرفًا داخل كلمة معينة وصححه حتى يكون التقرير صحيحًا وخاليًا من الأخطاء الإملائية.
- تتمثل الخطوة الأخيرة في تحديد نوع الخط وتنسيق التقرير وتحديد نوع الطباعة المناسب للتقرير.
نصائح مهمة يجب تذكرها عند إعداد التقرير
هناك العديد من النصائح المهمة التي يجب مراعاتها عند إعداد أي تقرير حتى يصبح تقريرًا جيدًا وكاملاً وشاملاً. تتضمن هذه النصائح ما يلي:
- يجب البحث عن دقة وصدق المعلومات عند إعداد تقرير محدد عن أي موضوع، بغض النظر عن نوعه أو مجاله.
- احتفظ دائمًا بالمعلومات بسيطة حتى يكون التقرير ممتعًا لمن يقرؤه.
- ولكن يجب توخي الحذر والابتعاد عن الشكل السردي في إعداد التقارير حتى لا تضعف قيمتها أو الغرض المقصود منها.
- يجب أن تكون موضوعيًا وحياديًا في كتابة تقرير محدد، وأن تكون خاليًا تمامًا من التحيز تجاه رأي معين.
- أو رغبتك الشخصية في شيء يجعل التقرير أكثر تصديقًا للقارئ.
- احتفظ دائمًا بالتقرير ببداية ومحتوى وخاتمة مفيدة ومثيرة للاهتمام.
- يجب عليك تتبع النقاط في التقرير وإدراجها بطريقة منظمة ومتسلسلة واستخدام علامات الترقيم وقسمة الموضوع بشكل صحيح.
- الحفاظ على وضوح كتابة الكلمات وتجنب استخدام رموز أو إشارات غير مفهومة في التقرير.
- تأكد دائمًا من خلو التقرير من الأخطاء الإملائية التي تغير معنى الخطاب وتجعله غير واضح.
- يمكنك وضع شرح رسومي لفكرة داخل التقرير لتسهيل فهم القارئ لعنصر معين أو شرح لفكرة معينة داخل التقرير.
- يجب عليك تنظيم التقرير وتنسيقه بطريقة منظمة وتقديمه لمن يهمه الأمر في الوقت المناسب لتقديم التقرير.
شاهدي أيضاً: خطوات سهلة لكتابة البحث العلمي والفقهي
في هذه المقالة، نقدم لك كيفية كتابة تقرير بالتفصيل، بالإضافة إلى بعض النصائح المهمة التي يجب عليك الاهتمام بها عند إعداد التقارير. تقرير جيد خالي من الأخطاء ويتوافق مع الشكل العام لكتابة وإعداد التقارير.